Betriebskostenabrechnungen richtig erstellen und prüfen
27.10.2016, Autor: Herr Lutz Starke / Lesedauer ca. 4 Min. (447 mal gelesen)
Einmal jährlich ist vom Vermieter von Wohnraum eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, die der Mieter prüfen sollte. Hierbei sind einige Aspekte zu beachten, die in Grundzügen dargestellt werden.
Einmal jährlich ist vom Vermieter von Wohnraum eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, die der Mieter prüfen sollte und zwar auch dann, wenn die Abrechnung mit einem Guthaben saldiert. Nach Einschätzung des Deutschen Mieterbundes, die sich auch mit meiner persönlichen langjährigen Erfahrung deckt, sind etwa 2/3 aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft und das obgleich sich die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes zu den formellen Anforderungen in den letzten Jahren gelockert hat.
Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern. Während inhaltliche Fehler (z.B. unrichtige Kosten, unrichtige Vorauszahlungen, Rechenfehler) jedenfalls noch so lange, wie die Abrechnungsfrist läuft, problemlos berichtigt werden können, führen formelle Fehler zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der entsprechenden Kostenart oder auch insgesamt, was nach Ablauf der Abrechnungsfrist so weit geht, dass der Vermieter Nachforderungen nicht mehr verlangen kann. Deshalb sollten folgende Grundsätze beachtet werden:
1.
Grundsätzlich ist über die Betriebskosten für den Zeitraum eines Jahres abzurechnen (häufig das Kalenderjahr; z.B. bei der SÜDOST WOBA Dresden GmbH und der WOHNBAU NORDWEST GmbH in Dresden vom 01.10. des Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres; aber auch eine Orientierung an der Heizperiode kommt öfter in der Praxis vor). Die Vereinbarung eines kürzeren Abrechnungszeitraumes ist aus zweckmäßigen Gründen möglich, eine Verlängerung hingegen nicht. Jedoch ist der Vermieter bei Beginn oder Beendigung des Mietverhältnisses innerhalb des laufenden Abrechnungszeitraumes zwar zu einer Zwischenablesung von Verbrauchserfassungsgeräten (z.B. Heizung, Warm- und Kaltwasser), nicht jedoch zu einer Zwischenabrechnung der Betriebskosten verpflichtet.
2.
Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu übermitteln (z.B. bei dem Abrechnungszeitraum 01.01.2015 bis 31.12.2015 muss die Abrechnung dem Mieter bis spätestens 31.12.2016 zugehen). Maßgeblich ist der Zugang der Abrechnung beim Mieter, weshalb Vermieter eine Postlaufzeit einkalkulieren und beim Postversand wenigstens ein Einschreiben verwenden sollten. Danach kann der Vermieter Nachforderungen nicht mehr verlangen, es sei denn er hat eine Verspätung nicht zu vertreten. Zu beachten ist, dass der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist dennoch Ansprüche auf Nachzahlung bis zur Höhe der geschuldeten Betriebskostenvorauszahlungen verlangen kann, sollte der Mieter die Vorauszahlungen nicht vollständig geleistet haben (Mietminderungen, die sich nach der Miete inklusive Betriebskostenvorauszahlungen bestimmen, sind aber keine geschuldete Zahlung). Auch wenn der Vermieter keine Nachforderung mehr verlangen kann, behält der Mieter seinen Anspruch auf Erteilung einer Betriebskostenabrechnung.
3.
Der Mieter wiederum kann innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Einwendungen dagegen erheben. Nach Ablauf der Jahresfrist ist der Mieter mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn er hat eine Verspätung nicht zu vertreten. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes geht dieser Ausschluss so weit, dass auch die Einwendung, es seien Betriebskostenarten abgerechnet, die gar nicht umgelegt sind und deshalb keinesfalls zu bezahlen sind, ausgeschlossen ist. Die Einwendungen des Mieters müssen möglichst konkret sein, um dem Vermieter eine Prüfung und sachgerechte Reaktion zu ermöglichen. Ein nur formaler Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung entfaltet deshalb keine Wirksamkeit. Erforderlichenfalls kann der Mieter zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung und Konkretisierung seiner Einwendungen von seinem Recht auf Einsichtnahme in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege Gebrauch machen. Die Einsichtnahme in die Belege erfolgt in der Regel in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung. Nur wenn es dem Mieter aufgrund der Entfernung nicht zumutbar ist, zur Einsichtnahme in die Belege die Geschäftsräume des Vermieters oder der Hausverwaltung aufzusuchen, hat er einen Anspruch auf Einsichtnahme am Ort des Mietobjekts oder auf Übersendung von Kopien. Ansonsten hat der Mieter selbstverständlich das Recht, sich bei der Einsichtnahme in die Belege Kopien selbst anzufertigen.
4.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes muss eine Betriebskostenabrechnung in gedanklich und rechnerisch verständlicher Weise als Mindestangaben enthalten:
a. die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Betriebskostenart (nach – umstrittener – neuerer
Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes ist eine Angabe von Vorwegabzügen,
Kostenbereinigungen, nicht mehr erforderlich),
b. die Angabe und gegebenenfalls Erläuterung der Verteilerschlüssel,
c. die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils und
d. die Angabe der während des Abrechnungszeitraumes geleisteten Vorauszahlungen (auch die
Abrechnung auf der Basis der vereinbarten Vorauszahlungen, sogenannte Soll-Vorschüsse, soll
nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes nicht formell unwirksam sein). Nach –
umstrittener – neuerer Rechtsprechung der Bundesgerichtshofes führen fehlende Angaben zu den
Vorauszahlungen nicht mehr zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung.
Fehlen diese unter den Buchstaben a. bis c. genannten Mindestangaben oder Teile oder sind sie nicht nachvollziehbar, ist die Betriebskostenabrechnung jedenfalls für die betreffende Betriebskostenposition formell unwirksam und begründet keine Zahlungspflicht für den Mieter.
5.
Abgerechnet werden können nur Betriebskosten für solche Kostenarten, die im Mietvertrag wirksam vereinbart worden sind. Vereinbaren wiederum können im Wohnungsmietvertrag Vermieter und Mieter nur solche Betriebskosten, die im Katalog der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) genannt sind. Nach – umstrittener – neuerer Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes soll die Vereinbarung der einzelnen Betriebskostenarten oder die Bezugnahme auf § 2 BetrKV nicht mehr erforderlich sein; es soll die allgemeine Vereinbarung, dass Betriebskosten neben der Miete umgelegt sind, ausreichen. Dennoch ist Vorsicht bei der Ziffer 17. des Betriebskostenkatalogs geboten, die „sonstige Betriebskosten“ lautet. Eine Vereinbarung der Umlage „sonstiger Betriebskosten“ im Wohnungsmietvertrag entfaltet keine Wirkung, sondern es müssen auch trotz der neueren Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes die sonstigen Betriebskosten im Wohnungsmietvertrag ganz konkret benannt werden (z.B. Wartungskosten für Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA-Anlagen), Wartungskosten für Feuerlöscher, Wartungskosten für Lüftungsanlagen, Kosten der Dachrinnenreinigung, Wartungskosten für Rückstausicherung).
6.
Der Verteilerschlüssel wird ebenfalls im Mietvertrag vereinbart. Enthält der Wohnungsmietvertrag keine Regelung, gilt für die verbrauchsunabhängig abgerechneten Betriebskostenarten kraft Gesetzes als Verteilerschlüssel das Verhältnis der Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche. Gibt es im Gebäude leerstehende Wohnungen, entfallen die entsprechenden verbrauchsunabhängig abgerechneten Kosten regelmäßig anteilig auf den Vermieter; eine verbrauchsunabhängige Verteilung der Kosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche zur bewohnten Fläche des Gebäudes zu Lasten der Mieter ist in der Regel nicht zulässig.
Natürlich ist auch eine jede Betriebskostenabrechnung als Einzelfall zu betrachten und zu beurteilen. Deshalb stehe ich Ihnen gerne rechtsberatend und rechtsvertretend zur Verfügung und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Einmal jährlich ist vom Vermieter von Wohnraum eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, die der Mieter prüfen sollte und zwar auch dann, wenn die Abrechnung mit einem Guthaben saldiert. Nach Einschätzung des Deutschen Mieterbundes, die sich auch mit meiner persönlichen langjährigen Erfahrung deckt, sind etwa 2/3 aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft und das obgleich sich die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes zu den formellen Anforderungen in den letzten Jahren gelockert hat.
Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern. Während inhaltliche Fehler (z.B. unrichtige Kosten, unrichtige Vorauszahlungen, Rechenfehler) jedenfalls noch so lange, wie die Abrechnungsfrist läuft, problemlos berichtigt werden können, führen formelle Fehler zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der entsprechenden Kostenart oder auch insgesamt, was nach Ablauf der Abrechnungsfrist so weit geht, dass der Vermieter Nachforderungen nicht mehr verlangen kann. Deshalb sollten folgende Grundsätze beachtet werden:
1.
Grundsätzlich ist über die Betriebskosten für den Zeitraum eines Jahres abzurechnen (häufig das Kalenderjahr; z.B. bei der SÜDOST WOBA Dresden GmbH und der WOHNBAU NORDWEST GmbH in Dresden vom 01.10. des Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres; aber auch eine Orientierung an der Heizperiode kommt öfter in der Praxis vor). Die Vereinbarung eines kürzeren Abrechnungszeitraumes ist aus zweckmäßigen Gründen möglich, eine Verlängerung hingegen nicht. Jedoch ist der Vermieter bei Beginn oder Beendigung des Mietverhältnisses innerhalb des laufenden Abrechnungszeitraumes zwar zu einer Zwischenablesung von Verbrauchserfassungsgeräten (z.B. Heizung, Warm- und Kaltwasser), nicht jedoch zu einer Zwischenabrechnung der Betriebskosten verpflichtet.
2.
Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu übermitteln (z.B. bei dem Abrechnungszeitraum 01.01.2015 bis 31.12.2015 muss die Abrechnung dem Mieter bis spätestens 31.12.2016 zugehen). Maßgeblich ist der Zugang der Abrechnung beim Mieter, weshalb Vermieter eine Postlaufzeit einkalkulieren und beim Postversand wenigstens ein Einschreiben verwenden sollten. Danach kann der Vermieter Nachforderungen nicht mehr verlangen, es sei denn er hat eine Verspätung nicht zu vertreten. Zu beachten ist, dass der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist dennoch Ansprüche auf Nachzahlung bis zur Höhe der geschuldeten Betriebskostenvorauszahlungen verlangen kann, sollte der Mieter die Vorauszahlungen nicht vollständig geleistet haben (Mietminderungen, die sich nach der Miete inklusive Betriebskostenvorauszahlungen bestimmen, sind aber keine geschuldete Zahlung). Auch wenn der Vermieter keine Nachforderung mehr verlangen kann, behält der Mieter seinen Anspruch auf Erteilung einer Betriebskostenabrechnung.
3.
Der Mieter wiederum kann innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Einwendungen dagegen erheben. Nach Ablauf der Jahresfrist ist der Mieter mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn er hat eine Verspätung nicht zu vertreten. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes geht dieser Ausschluss so weit, dass auch die Einwendung, es seien Betriebskostenarten abgerechnet, die gar nicht umgelegt sind und deshalb keinesfalls zu bezahlen sind, ausgeschlossen ist. Die Einwendungen des Mieters müssen möglichst konkret sein, um dem Vermieter eine Prüfung und sachgerechte Reaktion zu ermöglichen. Ein nur formaler Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung entfaltet deshalb keine Wirksamkeit. Erforderlichenfalls kann der Mieter zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung und Konkretisierung seiner Einwendungen von seinem Recht auf Einsichtnahme in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege Gebrauch machen. Die Einsichtnahme in die Belege erfolgt in der Regel in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung. Nur wenn es dem Mieter aufgrund der Entfernung nicht zumutbar ist, zur Einsichtnahme in die Belege die Geschäftsräume des Vermieters oder der Hausverwaltung aufzusuchen, hat er einen Anspruch auf Einsichtnahme am Ort des Mietobjekts oder auf Übersendung von Kopien. Ansonsten hat der Mieter selbstverständlich das Recht, sich bei der Einsichtnahme in die Belege Kopien selbst anzufertigen.
4.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes muss eine Betriebskostenabrechnung in gedanklich und rechnerisch verständlicher Weise als Mindestangaben enthalten:
a. die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Betriebskostenart (nach – umstrittener – neuerer
Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes ist eine Angabe von Vorwegabzügen,
Kostenbereinigungen, nicht mehr erforderlich),
b. die Angabe und gegebenenfalls Erläuterung der Verteilerschlüssel,
c. die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils und
d. die Angabe der während des Abrechnungszeitraumes geleisteten Vorauszahlungen (auch die
Abrechnung auf der Basis der vereinbarten Vorauszahlungen, sogenannte Soll-Vorschüsse, soll
nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes nicht formell unwirksam sein). Nach –
umstrittener – neuerer Rechtsprechung der Bundesgerichtshofes führen fehlende Angaben zu den
Vorauszahlungen nicht mehr zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung.
Fehlen diese unter den Buchstaben a. bis c. genannten Mindestangaben oder Teile oder sind sie nicht nachvollziehbar, ist die Betriebskostenabrechnung jedenfalls für die betreffende Betriebskostenposition formell unwirksam und begründet keine Zahlungspflicht für den Mieter.
5.
Abgerechnet werden können nur Betriebskosten für solche Kostenarten, die im Mietvertrag wirksam vereinbart worden sind. Vereinbaren wiederum können im Wohnungsmietvertrag Vermieter und Mieter nur solche Betriebskosten, die im Katalog der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) genannt sind. Nach – umstrittener – neuerer Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes soll die Vereinbarung der einzelnen Betriebskostenarten oder die Bezugnahme auf § 2 BetrKV nicht mehr erforderlich sein; es soll die allgemeine Vereinbarung, dass Betriebskosten neben der Miete umgelegt sind, ausreichen. Dennoch ist Vorsicht bei der Ziffer 17. des Betriebskostenkatalogs geboten, die „sonstige Betriebskosten“ lautet. Eine Vereinbarung der Umlage „sonstiger Betriebskosten“ im Wohnungsmietvertrag entfaltet keine Wirkung, sondern es müssen auch trotz der neueren Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes die sonstigen Betriebskosten im Wohnungsmietvertrag ganz konkret benannt werden (z.B. Wartungskosten für Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA-Anlagen), Wartungskosten für Feuerlöscher, Wartungskosten für Lüftungsanlagen, Kosten der Dachrinnenreinigung, Wartungskosten für Rückstausicherung).
6.
Der Verteilerschlüssel wird ebenfalls im Mietvertrag vereinbart. Enthält der Wohnungsmietvertrag keine Regelung, gilt für die verbrauchsunabhängig abgerechneten Betriebskostenarten kraft Gesetzes als Verteilerschlüssel das Verhältnis der Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche. Gibt es im Gebäude leerstehende Wohnungen, entfallen die entsprechenden verbrauchsunabhängig abgerechneten Kosten regelmäßig anteilig auf den Vermieter; eine verbrauchsunabhängige Verteilung der Kosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche zur bewohnten Fläche des Gebäudes zu Lasten der Mieter ist in der Regel nicht zulässig.
Natürlich ist auch eine jede Betriebskostenabrechnung als Einzelfall zu betrachten und zu beurteilen. Deshalb stehe ich Ihnen gerne rechtsberatend und rechtsvertretend zur Verfügung und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
