Betrug bei der Fahrtkostenabrechnung: Darf der Chef kündigen?

Ob und wenn ja, welche Fahrtkosten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erstattet bekommen, hängt von den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag ab. Manchmal wird darin auch auf einen Tarifvertrag verwiesen, der entsprechende Vorgaben enthält. Das heißt: Es ist nicht selbstverständlich, dass der Arbeitgeber immer die Kosten für eine Geschäftsfahrt erstatten muss. Oft wird § 670 BGB (Aufwendungsersatz für einen Auftrag) als Anspruchsgrundlage zitiert. Diese Regelung lässt jedoch sehr viel Spielraum für Auslegungen, sodass eine klare vertragliche Regelung notwendig ist.

In der Regel muss man die Erstattung der Fahrtkosten mit einem besonderen Formular beantragen. Bei Nutzung eines eigenen PKW für Dienst- oder Geschäftsfahrten können Mitarbeiter oft zum Beispiel eine Erstattung in Höhe der Kilometerpauschale von 0,30 Euro bekommen. Für andere motorisierte Fahrzeuge wie etwa E-Bikes gibt es eine Kilometerpauschale von 0,20 Euro.

Übrigens: Die Kilometerpauschale für Dienst- und Geschäftsreisen ist nicht zu verwechseln mit der steuerlichen Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale für den täglichen Weg zur Arbeitsstätte. Arbeitnehmer können für ihren Arbeitsweg keine Fahrtkostenerstattung vom Chef bekommen. Sie können jedoch bei der Steuererklärung eine Entfernungspauschale geltend machen von 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer des einfachen Weges zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Letzteres wurde zum 1.1.2022 eingeführt und gilt zunächst bis 2026.

Die Arbeitsgerichte gehen meist davon aus, dass Arbeitnehmer ihren täglichen Arbeitsweg selbst zu bezahlen haben, während der Arbeitgeber für Fahrtkosten aufkommen muss, die ihnen infolge seiner Anweisungen entstehen, etwa für Geschäftsreisen, Kundenbesuche und Schulungen. Eine klare Regelung der Fahrtkostenerstattung im Arbeitsvertrag ist für beide Seiten vorteilhaft und hilft, Streit zu vermeiden.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer rechnet für die Fahrtkostenerstattung eine längere Wegstrecke ab, als erforderlich. Damit steigt sein Erstattungsbetrag. Heute lässt sich jedoch durch ein paar Klicks in einem Routenplaner schnell feststellen, welche Routen es gibt und wie viele Kilometer der Arbeitnehmer fahren musste. Dies führt also schnell zu Ärger mit dem Chef.

Unter Umständen rechnet der Arbeitnehmer auch Fahrten ab, für die er laut Arbeitsvertrag gar keine Erstattung erhält – etwa Fahrten von der Wohnung zur Arbeit oder einen Ausflug mit der Familie an seinem freien Tag. Dadurch fügt er seinem Arbeitgeber einen Vermögensschaden zu. Der Arbeitnehmer verschafft sich hier einen rechtswidrigen Vermögensvorteil, indem er seinen Chef täuscht und bei diesem einen falschen Eindruck über die gefahrene Wegstrecke oder deren Anlass erzeugt. Damit ist er im Bereich des strafbaren Betruges, auf den nach § 263 des Strafgesetzbuches bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe stehen.

Wenn der Beschäftigte bei dieser Manipulation der Fahrkostenabrechnung auch gegen Regelungen im Arbeitsvertrag oder Absprachen zum Umgang mit Fahrtkosten verstößt, wird man von einem vorsätzlichen Handeln ausgehen. Allerdings liegen die praktischen Konsequenzen in der Regel nicht im Strafrecht, sondern im arbeitsrechtlichen Bereich.

Arbeitszeitbetrug und andere Straftaten gegen den Arbeitgeber wie etwa Veruntreuung oder Diebstahl – auch in kleinem Umfang – berechtigen den Arbeitgeber zur fristlosen Kündigung des Täters. Dies gilt auch für den Fahrtkostenbetrug. Grundsätzlich ist sogar eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich, wenn es um ein sehr schweres Fehlverhalten des Arbeitnehmers geht. Davon wird jedoch bei Straftaten gegen den Arbeitgeber häufig ausgegangen. Ob ein solcher Schritt angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab. Das Gericht wird dabei auch in seine Abwägung einbeziehen, wie eindeutig die betriebliche Regelung zur Fahrtkostenerstattung war, wie lange der Arbeitnehmer schon im Betrieb gearbeitet hat und welchen Umfang der Fahrtkostenbetrug hatte.

Ein Sicherheitsmitarbeiter einer Spedition hatte den Weg von seiner Wohnung zur Arbeitsstelle als Dienstfahrt abgerechnet. Die Strecke betrug hin und zurück 250 Kilometer. Der Mann wusste, dass er für solche Fahrten keine Erstattung vom Arbeitgeber bekam. Sein Arbeitsvertrag enthielt auch eine entsprechende Regelung. Trotzdem deklarierte er die Fahrten als dienstlich und kassierte rund 900 Euro, auf die er keinen Anspruch hatte. Als dies aufflog, kündigte ihm der Arbeitgeber fristlos. Das Arbeitsgericht bestätigte die Kündigung. Der Mitarbeiter sei mehrfach auf die Regelung zur Fahrtkostenabrechnung hingewiesen worden. Beachte er dies trotzdem immer wieder nicht und verursache dabei einen erheblichen Schaden, müsse ihn der Betrieb nicht weiter beschäftigen (Arbeitsgericht Frankfurt a.M., Urteil vom 16.6.2010, Az. 7 Ca 10541/09).

Eine Kündigung kann unter Umständen mit einer fehlerhaften Fahrtkostenabrechnung begründet werden, wenn der Arbeitgeber die üblichen Kosten oder Kilometer für eine bestimmte Strecke mit den vom Arbeitnehmer abgerechneten Kilometern oder Kosten vergleicht. Kommt eine höhere Zahl heraus, wird der Arbeitgeber vielleicht von Betrug ausgehen – und der Arbeitnehmer weiß womöglich ein halbes Jahr später gar nicht mehr, dass er einen Umweg fahren musste, weil es auf der üblichen Strecke Baustellen gab oder eine Brücke gesperrt war. Im Kündigungsschutzverfahren vor dem Arbeitsgericht kommt es dann darauf an, was der Arbeitnehmer beweisen kann.

Probleme gibt es oft, wenn Arbeitnehmer viel beruflich unterwegs sind und eine klare betriebliche Regelung fehlt. Monteure und Handwerker zum Beispiel sind ständig zu Baustellen unterwegs, Vertriebler zu Kunden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehen beide allzu leicht davon aus, dass selbstverständlich eine Regelung in ihrem Interesse besteht. Ist dies nicht der Fall oder wird eine besondere Situation von der betrieblichen Regelung nicht erfasst, kommt es schnell zum Streit. Wichtig ist daher eine klare Regelung im Arbeitsvertrag, die alle in der Praxis vorkommenden Fälle auch wirklich umfasst und die mit dem Arbeitnehmer sicherheitshalber auch besprochen wurde.

Ein weiteres Problem: Was gilt, wenn der Mitarbeiter wegen einer Straßenbaustelle oder einer unfallbedingten Sperrung eine andere Route fahren muss? Vielleicht macht er sich darüber gar keine Gedanken. Monate später jedoch entsteht Streit über die Abrechnung. Vielleicht sucht der Arbeitgeber aus ganz anderen Gründen nach einem Kündigungsgrund. Dann ist es schwer, nachzuweisen, warum man einen Umweg gefahren ist. Hier kann Arbeitnehmern nur empfohlen werden, Umwege frühzeitig mit dem Arbeitgeber abzusprechen und bei unvorhergesehenen Umwegen Notizen anzufertigen, warum es dazu gekommen ist. So lässt sich vielleicht später nachvollziehen und beweisen, dass der Umweg nicht vermeidbar war und keinen Fahrtkostenbetrug darstellt.

Schummeln bei der Fahrtkostenerstattung kann zur fristlosen Kündigung führen. Arbeitnehmer sollten auf eine wahrheitsgemäße Fahrtkostenabrechnung achten und über notwendige Umwege Buch führen. Bei Streit mit dem Arbeitgeber kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht weiterhelfen.