Das Personalgespräch – was muss man wissen?

Es gibt mehrere Regeln für Personalgespräche. So müssen diese während der regulären Arbeitszeit stattfinden. Auch müssen sie einen sachlichen Grund haben. Arbeitnehmer müssen grundsätzlich nicht nach Feierabend zum Personalgespräch erscheinen.

Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen der Chef den Gesprächstermin auch außerhalb der Arbeitszeiten ansetzen kann. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn besprochen werden soll, dass aus dringendem Anlass Überstunden geleistet werden müssen oder wie mit einem Notfall umzugehen ist. Mitarbeiter der Nachtschicht dürfen durchaus während der Tages-Bürozeiten zum Gespräch gebeten werden.
Arbeitnehmer müssen jedoch keine täglichen Personalgespräche hinnehmen, die eher als Schikane erscheinen.

Dem Bundesarbeitsgericht (BAG) zufolge müssen Arbeitnehmer nicht am Personalgespräch teilnehmen, wenn dieses lediglich der Änderung von Vertragsbedingungen oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienen soll (Urteil vom 23.6.2009, Az. 2 AZR 606/08). Das Gericht erläuterte, dass sich das Weisungsrecht des Chefs nur auf die Konkretisierung des bestehenden Arbeitsvertrages bezieht, aber nicht auf dessen Änderung. Bekommt ein Arbeitnehmer eine Abmahnung, weil er in einem solchen Fall nicht zum Gespräch erschienen ist, kann er die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen.

Das Bundesarbeitsgericht entschied auch zum Fall eines Krankenpflegers, der wegen eines Unfalls länger krankgeschrieben gewesen war. Nach Ende seiner Krankschreibung war er gesundheitsbedingt vorläufig als medizinischer Dokumentationsassistent eingesetzt worden. Kurz vor dem Ende dieses Einsatzes erkrankte er erneut. Daraufhin bat ihn der Arbeitgeber zu einem Personalgespräch, um zu klären, wie man ihn weiter beschäftigen könne. Der Arbeitnehmer sagte ab: Er sei arbeitsunfähig und dies sei ärztlich attestiert.
Der Chef schlug einen neuen Termin vor und verlangte für den Fall einer weiteren Absage ein eigenes ärztliches Attest. Als der Arbeitnehmer sich weigerte, wurde er abgemahnt. Er klagte auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Hier stellte sich das Bundesarbeitsgericht auf die Seite des Arbeitnehmers: Zwar sei die Teilnahme an einem Personalgespräch über die Regelung von Ort und Zeit der Arbeit grundsätzlich eine Pflicht aus dem Arbeitsvertrag. Allerdings bräuchten Arbeitnehmer grundsätzlich nicht im Betrieb zu erscheinen, während sie arbeitsunfähig krankgeschrieben seien. Sie müssten während einer Krankschreibung keine mit der Arbeitsleistung zusammenhängenden Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag erfüllen.

Zwar dürfe der Chef durchaus auch während einer Krankschreibung in zeitlich angemessenem Umfang Kontakt aufnehmen, um zu klären, wie es mit dem Arbeitsverhältnis weitergeht. Der Arbeitgeber könne jedoch nur im Ausnahmefall ein Erscheinen im Betrieb verlangen und dies auch nur dann, wenn es aus betrieblichen Gründen unverzichtbar sei und der Arbeitnehmer dazu gesundheitlich in der Lage sei. Die Unverzichtbarkeit müsse im Streitfall der Arbeitgeber beweisen. Hier sah das Gericht keine Beweise für besondere Dringlichkeit. Daher habe der Beschäftigte nicht zum Personalgespräch erscheinen müssen. Die Abmahnung musste aus seiner Personalakte gelöscht werden (Urteil vom 2.11.2016, Az. 10 AZR 596/15).

Übliche Themen von Personalgesprächen sind:

- Das Ende der Probezeit,
- das Ende eines befristeten Arbeitsvertrages,
- Vertragsänderungen bei Arbeitszeit, Arbeitsort, Art der Tätigkeit oder Bezahlung,
- Klärung akuter Probleme und Streitigkeiten,
- Mitarbeiterbeurteilungen,
- Absprachen über Zielvereinbarungen,
- eine Wiedereingliederung nach längerer Krankheit,
- die Anhörung des Mitarbeiters vor einer Kündigung / Verdachtskündigung.

Oft fragen sich Arbeitnehmer, ob sie einen Berater oder ihren Rechtsanwalt zum Personalgespräch mitbringen dürfen.
Zunächst einmal muss der zum Gespräch eingeladene Arbeitnehmer persönlich teilnehmen – er darf keinen Rechtsanwalt an seiner Stelle schicken.
Im Normalfall haben Arbeitnehmer auch nicht das Recht, ihren Anwalt zum Personalgespräch mitzubringen. Es gibt jedoch Ausnahmen: Einige Gerichte verlangen eine Art "Waffengleichheit". Sie erlauben also dem Arbeitnehmer, seinen Anwalt mitzubringen, wenn bei dem Gespräch auch der Anwalt des Arbeitgebers zugegen ist (Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.5.2001, Az. 14 Sa 497/01).

In einigen Fällen dürfen Arbeitnehmer ein Betriebsratsmitglied zum Personalgespräch mitbringen. Dies ist nach § 82 Abs. 2 Satz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes erlaubt, wenn bei dem Gespräch die Berechnung und Zusammensetzung des Arbeitslohns erklärt werden soll oder man über die Beurteilung von Leistungen und die weitere Karriere im Betrieb sprechen will. Übrigens: Der Arbeitgeber muss Beschäftigten auf Wunsch sogar ein Gespräch über diese Themen gewähren.
Aber: All dies gilt nicht bei Gesprächen über andere Themen wie Anweisungen über die Ausführung von Arbeiten oder Abmahnungen.

Ein Protokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll. Immerhin geht es um die Zukunft des Arbeitnehmers im Betrieb und im Arbeitsleben. Womöglich sucht der Chef Gründe, um den Mitarbeiter loszuwerden. Oder es gibt später ein Missverständnis über den Inhalt des Gesprächs. Daher ist ein Gesprächsprotokoll für beide Seiten empfehlenswert. Es kann später als Beweis für den Gesprächsinhalt dienen. Wahrscheinlich fügt der Arbeitgeber das Protokoll der Personalakte des Arbeitnehmers hinzu. Dieser sollte daher vorsichtshalber auf einer Durchschrift bestehen.

Manche negative Äußerung lässt sich nachträglich wieder aus der Personalakte entfernen. Dafür ist die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll. Gibt es kein offizielles Protokoll über das Personalgespräch, sollte der Mitarbeiter danach ein eigenes Gedächtnisprotokoll anfertigen – dieses kann, falls nötig, später ein wertvolles Hilfsmittel bei einem Termin mit einem Anwalt sein.

1. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Überdenken Sie, wie die letzten Monate im Betrieb für Sie gelaufen sind. Ist etwas Besonderes vorgefallen? Wie soll es weitergehen? Haben Sie besondere Wünsche (Gehalt, Position)?

2. Das Handy hat beim Personalgespräch aus zu bleiben.

3. Keine heimliche Aufzeichnung des Gesprächs! Dies stellt eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts dar (von beiden Seiten). Heimliche Aufzeichnungen durch den Arbeitnehmer sind ein Grund für eine fristlose Kündigung (LAG Hessen, Az. 6 Sa 137/17).

4. Nicht immer wird man mit dem Chef einer Meinung sein. Trotzdem ist es unerlässlich, ruhig und sachlich zu bleiben. Manchmal können ein paar Informationen, die dem anderen fehlen, mehr Verständnis wecken.
In manchen Unternehmen regeln Betriebsvereinbarungen das weitere Vorgehen, wenn sich beide Seiten nicht auf eine Beurteilung einigen können.

5. Drohen Sie bei Meinungsverschiedenheiten mit dem Chef keinesfalls mit einer Arbeitsniederlegung oder "Krankfeiern". Dies wäre ein Grund für eine fristlose Kündigung.

6. Geht es bei dem Gespräch um Zielvorstellungen? Vielleicht kann man dem Chef eigene Vorschläge machen, in welchen Bereichen man etwas auch für den Betrieb erreichen kann.

7. Das Gespräch sollte mit einer Übereinkunft enden. Es kann sich empfehlen, die wichtigsten Punkte noch einmal selbst zusammenzufassen, wenn es der Chef nicht macht.

8. Lernen Sie aus dem Gespräch und versuchen Sie, die besprochenen Ziele danach auch umzusetzen. Achten Sie darauf, wie Sie und Ihre Leistungen im Betrieb wahrgenommen werden. Ein regelmäßiges Feedback vom direkten Vorgesetzten hilft dabei.

Als Arbeitnehmer sollte man bei einem Personalgespräch einen kühlen Kopf bewahren – auch, wenn es schwerfällt. Immerhin ist man unter Umständen Vorwürfen über sein Verhalten, seine Pünktlichkeit oder seinen Charakter ausgesetzt. Keinesfalls sollte man sich dazu hinreißen lassen, ausfallend zu werden oder gar den Chef zu beleidigen. Solche "Ausrutscher" können eine Kündigung rechtfertigen. Rechtliche Fragen zum Personalgespräch sind bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht am besten aufgehoben. Dieser ist auch der Ansprechpartner der Wahl, wenn es zu einer ernsthaften Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber kommen sollte.