Das Personalgespräch – was muss man wissen?

Bei Personalgesprächen müssen mehrere Regeln beachtet werden. Beispielsweise müssen diese während der regulären Arbeitszeit stattfinden, und sie müssen einen sachlichen Grund haben. Arbeitnehmer müssen grundsätzlich nicht nach Feierabend zum Personalgespräch erscheinen.
Aber: Im Ausnahmefall darf der Chef den Gesprächstermin auch außerhalb der Arbeitszeiten ansetzen. Zum Beispiel ist dies zulässig, wenn es darum geht, dass aus dringendem Anlass Überstunden geleistet werden müssen oder wie mit einem Notfall umzugehen ist. Ein Mitarbeiter der Nachtschicht darf durchaus während der Tages-Bürozeiten zum Gespräch gebeten werden.
Nicht hinnehmen müssen Arbeitnehmer jedoch tägliche Personalgespräche, die eher der Schikane dienen.

Gemäß einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) brauchen Arbeitnehmer nicht am Personalgespräch teilzunehmen, wenn dieses lediglich der Änderung von Vertragsbedingungen oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienen soll (Urteil vom 23.6.2009, Az. 2 AZR 606/08). Wie das Gericht erklärte, bezieht sich das Weisungsrecht des Chefs nur auf die Konkretisierung des bestehenden Arbeitsvertrages, nicht aber auf dessen Änderung. Wird ein Arbeitnehmer abgemahnt, weil er in einem solchen Fall nicht zum Gespräch erschienen ist, hat er Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Vor dem Bundesarbeitsgericht verhandelt wurde auch der Fall eines Krankenpflegers, der wegen eines Unfalls länger krankgeschrieben gewesen war. Dieser war nach Ende seiner Krankschreibung gesundheitsbedingt vorläufig als medizinischer Dokumentationsassistent eingesetzt worden. Kurz vor dem Ende dieses Einsatzes erkrankte er erneut. Der Arbeitgeber bat ihn daraufhin zu einem Personalgespräch, um zu klären, wie man ihn weiter beschäftigen könne. Der Arbeitnehmer sagte ab: Er sei arbeitsunfähig und dies sei ärztlich attestiert.
Der Chef schlug dann einen neuen Termin vor. Er verlangte für den Fall einer weiteren Absage ein besonderes ärztliches Attest. Dies verweigerte der Arbeitnehmer. Nun wurde er abgemahnt. Er klagte dann auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Das Bundesarbeitsgericht war hier auf der Seite des Arbeitnehmers: Zwar sei die Teilnahme an einem Personalgespräch über die Regelung von Ort und Zeit der zu erbringenden Arbeit grundsätzlich eine Pflicht aus dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitnehmer brauche jedoch grundsätzlich nicht im Betrieb zu erscheinen, während er arbeitsunfähig krankgeschrieben sei. Während einer Krankschreibung müsse er keinerlei mit der Arbeitsleistung zusammenhängende Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag erfüllen.

Sein Chef dürfe durchaus auch während einer Krankschreibung in zeitlich angemessenem Umfang Kontakt aufnehmen, um zu klären, wie es mit dem Arbeitsverhältnis weiter geht. Ein Erscheinen im Betrieb könne der Arbeitgeber jedoch allenfalls im Ausnahmefall verlangen und nur dann, wenn es aus betrieblichen Gründen unverzichtbar sei und der Arbeitnehmer dazu auch gesundheitlich in der Lage sei. Die Unverzichtbarkeit sei im Streitfall vom Arbeitgeber zu beweisen. Im vorliegenden Fall sah das Gericht keine Beweise für einen solchen dringenden Fall. Deshalb sei der Beschäftigte nicht verpflichtet gewesen, zum Personalgespräch zu erscheinen. Die Abmahnung war aus seiner Personalakte zu löschen (Urteil vom 2.11.2016, Az. 10 AZR 596/15).

Themen von Personalgesprächen sind oft:

- Das Ende der Probezeit,
- das Ende eines befristeten Arbeitsvertrages,
- anstehende Vertragsänderungen hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort, Art der Tätigkeit oder Bezahlung,
- die Klärung akuter Probleme und Streitigkeiten,
- Mitarbeiterbeurteilungen,
- Absprachen über Zielvereinbarungen,
- eine Wiedereingliederung nach längerer Krankheit,
- die Anhörung des Mitarbeiters vor einer Kündigung / Verdachtskündigung.

Arbeitnehmer fragen sich oft, ob sie zum Personalgespräch auch einen Berater oder ihren Rechtsanwalt mitbringen dürfen.
Hier gilt zunächst: Der zum Gespräch eingeladene Arbeitnehmer muss persönlich teilnehmen – er darf keinen Rechtsanwalt an seiner Stelle hinschicken.
Normalerweise hat er auch nicht das Recht, seinen Anwalt zum Personalgespräch mitzubringen. Allerdings gibt es hier Ausnahmen: Manche Gerichte verlangen eine Art “Waffengleichheit”. Daher erlauben sie dem Arbeitnehmer, seinen Anwalt mitzubringen, wenn beim Gespräch auch der Anwalt des Arbeitgebers anwesend ist (Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.5.2001, Az. 14 Sa 497/01).

In bestimmten Fällen ist es zulässig, ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen. Ein Arbeitnehmer darf nach § 82 Abs. 2 Satz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes ein Betriebsratsmitglied mitbringen, wenn ihm bei dem Gespräch die Berechnung und Zusammensetzung seines Arbeitsentgelts erklärt werden soll oder man mit ihm die Beurteilung seiner Leistungen und die Möglichkeiten seiner weiteren beruflichen Entwicklung im Betrieb besprechen will. Der Arbeitgeber muss Beschäftigten übrigens auf Wunsch sogar ein Gespräch über diese Themen gewähren.
All dies gilt jedoch nicht bei Gesprächen über andere Themen, etwa Anweisungen über die Ausführung von Arbeiten oder Abmahnungen.

Dies ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber trotzdem sinnvoll. Schließlich geht es um die Zukunft des Arbeitnehmers im Betrieb und im Arbeitsleben. Womöglich sucht der Chef Gründe, um den Mitarbeiter loszuwerden. Oder es kommt später schlicht zu einem Missverständnis über den Inhalt des Gesprächs. Ein Gesprächsprotokoll ist also für beide Seiten empfehlenswert. Es kann später als Beweis für den Gesprächsinhalt dienen.

Der Arbeitgeber wird das Protokoll sehr wahrscheinlich in der Personalakte des Arbeitnehmers abheften. Dieser sollte daher vorsichtshalber auf einer Durchschrift bestehen.

So manche negative Äußerung lässt sich nachträglich wieder aus der Personalakte entfernen. Dazu ist die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll. Wenn kein offizielles Protokoll über das Personalgespräch existiert, sollte der Mitarbeiter danach zumindest ein eigenes Gedächtnisprotokoll anfertigen – dieses kann, wenn notwendig, später ein wertvolles Hilfsmittel bei einem Termin mit einem Anwalt sein.

Das Handy bzw. Smartphone sollte während des Personalgesprächs unbedingt ausgeschaltet sein. Nicht nur deshalb, weil ein klingelndes und piepsendes Privathandy beim Chef einen schlechten Eindruck macht und das Gespräch stört.

Einige Arbeitnehmer versuchen auch, das Gespräch zu Beweiszwecken heimlich mit dem Handy aufzuzeichnen. Dies ist eine ganz schlechte Idee! Derartige heimliche Aufnahmen verletzen das Persönlichkeitsrecht der Teilnehmer. Sie sind absolut unzulässig und können Grund für eine fristlose Kündigung sein. So entschieden hat das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz (Az. 5 Sa 687/11). Ebenso hat das Landesarbeitsgericht Hessen am 23.8.2017 eine fristlose Kündigung wegen eines heimlich vom Arbeitnehmer mitgeschnittenen Personalgesprächs für zulässig erklärt (Az. 6 Sa 137/17). Das Verbot heimlicher Aufzeichnungen gilt selbstverständlich für beide Seiten.

Bei einem Personalgespräch sollten Arbeitnehmer einen kühlen Kopf bewahren – auch, wenn es schwerfällt, weil sie dabei vielleicht Vorwürfen über ihr Verhalten, ihre Pünktlichkeit und ihren Charakter ausgesetzt sind. Auf keinen Fall sollte man sich dazu hinreißen lassen, ausfallend zu werden oder gar den Chef zu beleidigen. Solche „Ausrutscher“ können eine Kündigung rechtfertigen – genauso wie Drohungen mit Arbeitsniederlegung oder “Krankfeiern”.
Rechtliche Fragen zum Personalgespräch sind bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht am besten aufgehoben. Dieser ist auch der Ansprechpartner der Wahl, wenn es zu einer ernsthaften Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber kommen sollte.