Weihnachtsgeschenke: Was müssen Arbeitgeber unbedingt beachten?

Wenn eine allgemeine betriebliche Weihnachtsfeier stattfindet, dürfen auch alle Arbeitnehmer daran teilnehmen. Würde der Chef einzelne Personen oder bestimmte Gruppen im Betrieb davon ausschließen, wäre dies ein Verstoß gegen den verfassungsrechtlich festgelegten Grundsatz der Gleichbehandlung. Außerdem verbietet das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine Diskriminierung zum Beispiel wegen des Geschlechts, des Alters, der Religion, der ethnischen Herkunft oder einer Behinderung.

In vielen Unternehmen ist es Brauch, dass die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zu Weihnachten oder bei der Weihnachtsfeier eine kleine Aufmerksamkeit oder ein Geschenk zukommen lassen. Auch hier ist der Grundsatz der Gleichbehandlung zu beachten. Bekommen alle Arbeitnehmer im Betrieb Geschenke, dürfen nicht einzelne Personen davon ausgenommen werden. Ein Problem kann auftauchen, wenn die Geschenke auf der Weihnachtsfeier verteilt werden: Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer gar nicht zur Feier erscheint? Kann er oder sie dann nachträglich das Geschenk einfordern? Dieser Frage ist das Arbeitsgericht Köln nachgegangen.

Dort hatte ein Betrieb mit hundert Mitarbeitern eine Weihnachtsfeier veranstaltet. Der großzügige Chef schenkte jedem Teilnehmer ein iPad Mini im Wert von 429 Euro. Der Arbeitgeber bezweckte mit diesem Geschenk, künftig wieder mehr Mitarbeiter zu einem Besuch der Weihnachtsfeier zu motivieren. Er hatte die Geschenk-Aktion nicht vorher angekündigt. 42 Mitarbeiter erschienen nicht zur Weihnachtsfeier und bekamen daher auch kein Geschenk. Ein Mitarbeiter, der wegen eines Arbeitsunfalls krankgeschrieben gewesen war, ging vor Gericht. Er verlangte vom Arbeitgeber die Herausgabe "seines" iPads. Denn: Ein so hochwertiges Geschenk stelle keine übliche Aufmerksamkeit auf einer Weihnachtsfeier mehr dar. Es handle sich um einen Bestandteil des Arbeitsentgelts. Arbeitslohn sei im Krankheitsfall weiterzubezahlen.

Das Arbeitsgericht Köln sah dies anders. Kein Angestellter sei zum Erscheinen auf der Weihnachtsfeier verpflichtet gewesen. In einem solchen Fall entfalle das Gegenseitigkeitsverhältnis, das charakteristisch für Arbeitslohn sei. Daher sei das iPad hier nicht als Arbeitsentgelt, sondern als Prämie für die Teilnahme an einer freiwilligen Aktivität außerhalb der Arbeitszeit zu betrachten (Urteil vom 9.10.2013, Az. 3 Ca 1819/13).

Allerdings setzt das Finanzamt der Großzügigkeit des Arbeitgebers steuerliche Grenzen. Übersteigen die Kosten pro Person einen bestimmten Betrag, verwandelt sich das Geschenk in steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Grenze dafür liegt seit dem 1. Januar 2015 bei 110 Euro und gilt pro Person pro Veranstaltung. Sie kann bei maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr In Anspruch genommen werden. Bei der dritten Betriebsfeier wäre dann alles zu versteuern. Die 110 Euro sind ein Freibetrag. Das bedeutet: Es muss nur der Teil versteuert werden, der über die 110 Euro hinausgeht. Geregelt ist dies in § 19 Abs.1 Nr. 1a des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

Wenn ein Arbeitnehmer seinen Partner oder seine Partnerin oder eine andere Begleitperson zur Weihnachtsfeier mitbringt, werden die Ausgaben des Arbeitgebers für beide Personen addiert. Die Ausgaben für die Feier dürfen für beide Personen gemeinsam nicht die 110-Euro-Grenze übersteigen.

Ein Fallstrick für Arbeitgeber besteht darin, dass in die 110 Euro nicht nur Geschenke einfließen. So gelten als übliche Zuwendungen bei einer Betriebsfeier beispielsweise auch:

- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
- Übernachtungs- und Fahrtkosten,
- Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, sofern es bei der Feier nicht nur um diese kulturelle oder sportliche Veranstaltung geht,
- Geschenke an Mitarbeiter, die nicht zur Feier kommen konnten (kein Barlohn),
- Kosten des äußeren Rahmens: Saalmiete, Deko, Gagen für Künstler und Musiker, DJ, Eventmanager etc.

Wichtig: Hauptzweck der Veranstaltung darf keine künstlerische Darbietung sein.

Schenkt der Arbeitgeber einem Beschäftigten etwas aus einem besonderen, persönlichen Anlass – zum Beispiel bei einem runden Geburtstag oder einem Betriebsjubiläum – sieht das Finanzamt dieses Geschenk bis zu einem Wert von 60 Euro als abziehbare Betriebsausgabe an. Die 60 Euro gelten pro Anlass und inklusive Umsatzsteuer. Solche Zuwendungen sind für Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.

Nun betrifft Weihnachten jedoch jeden - es ist kein persönlicher Anlass wie ein Dienstjubiläum. Dies betonte das Finanzgericht Hessen (Urteil vom 22.2.2018, Az. 4 K 1408/17). Geschenke bei der Weihnachtsfeier werden daher in die 110 Euro eingerechnet und die 60-Euro-Grenze kommt nicht zur Anwendung. Sprengt also das Geschenk den 110-Euro-Freibetrag, fallen Steuern an.

Für die betriebliche Weihnachtsfeier entstehen einem Arbeitgeber pro Arbeitnehmer Kosten von 110 Euro. Jeder Teilnehmer bekommt zusätzlich ein Geschenk im Wert von 80 Euro. Da diese 80 Euro den Freibetrag überschreiten, sind sie lohnsteuerpflichtig. Allerdings darf der Arbeitgeber eine Pauschalbesteuerung mit einem Steuersatz von 25 Prozent in Anspruch nehmen (§ 40 Abs. 2 Einkommenssteuergesetz).

Es gibt noch einen weiteren wichtigen Grenzbetrag: 50 Euro im Monat. Bis zu dieser 2022 geänderten Freigrenze darf der Arbeitgeber einem Beschäftigten steuerfreie Sachbezüge zukommen lassen. Darunter fallen etwa Gutscheine oder Guthabenkarten. Wenn dieser Betrag im Dezember noch nicht verbraucht ist, kommen auch Geschenke auf der betrieblichen Weihnachtsfeier in Frage. Dies ist in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG festgelegt.

Zwar sind Gutscheine und Geldkarten grundsätzlich begünstigt, aber nur, wenn sie Arbeitnehmer ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Sie dürfen also nicht in Geld auszahlbar sein. Nach einer Gesetzesänderung von 2020 gelten Geldkarten, die als Geldersatz für Zahlungen eingesetzt werden können - etwa Karten mit Barauszahlungsfunktion oder eigener IBAN - nicht mehr als steuerfreie Sachzuwendungen. Sie sind damit steuerpflichtig.

Gutscheine müssen seit 1. Januar 2022 die Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Damit gelten die Vergünstigungen hauptsächlich noch für

- Gutscheine für limitierte Netze, also etwa Gutscheinkarten von Einzelhandelsläden, Einzelhandelsketten, regionale City-Cards,
- Gutscheine für limitierte Produktbereiche, also etwa Tankkarten, Gutscheinkarten für Buchhandlungen, Fitnesskarten, Kinokarten.

Für Gutscheine von Online-Händlern gilt die Vergünstigung nur noch dann, wenn sie sich ausschließlich auf Waren oder Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette des Händlers beziehen.

Hier ist auch der Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag wichtig: Bei Überschreitung einer Freigrenze muss nicht nur der Betrag oberhalb der Grenze versteuert werden, sondern alles.

Mitarbeiter nehmen manchmal eher unfreiwillig an einer Feier teil, die Geschenkcharakter hat. Dies gilt jedoch meist weniger für die Weihnachtsfeier, sondern eher für Events, die der Betrieb für Kunden organisiert - etwa einen Skiausflug oder Rafting-Trip. Regelmäßig werden bei solchen Aktionen nämlich Mitarbeiter zur Betreuung der Kunden benötigt. Die Teilnahme der Arbeitnehmer ist dann betrieblich veranlasst. Damit ist die Teilnahme an der Veranstaltung auch kein Geschenk des Arbeitgebers. Laut Bundesfinanzhof gibt es dafür keine Steuerbefreiung (Urteil vom 16.10.2013, Az. VI R 78/12).

Arbeitgeber sollten bei den Kosten einer Weihnachtsfeier immer die 110-Euro-Grenze pro Person im Blick behalten. Stellen sich in Verbindung mit Geschenken für Arbeitnehmer steuerliche Fragen oder kommt es zu einer Meinungsverschiedenheit mit dem Finanzamt, kann Sie ein Fachanwalt für Steuerrecht kompetent beraten.