GmbH-Gründung: Ablauf sowie Rechte und Pflichten der Gründer

Die Wahl einer geeigneten Rechtsform für die eigene Selbstständigkeit ist der erste Schritt einer Gründung. Gründer sollten dabei das Für und Wieder der unterschiedlichen Rechtsformen sorgfältig abwägen. Nach wie vor ist das einzelkaufmännische Unternehmen die häufigste Rechtsform.

Beispiele für Personengesellschaften sind:
- GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts),
- Kommanditgesellschaft (KG),
- offene Handelsgesellschaft (oHG).

Beispiele für Kapitalgesellschaften sind:
- GmbH,
- Limited,
- Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung (UG),
- Aktiengesellschaft (AG).

Bei dieser Entscheidung kommt es zum Beispiel darauf an, wie viele Gründer beteiligt sind, ob eine Haftungsbeschränkung gewünscht wird, ob man das vorgeschriebene Stammkapital aufbringen kann und ob man frei sein möchte bei der Auswahl des Firmennamens. Natürlich spielen darüber hinaus auch die Kosten und die Dauer der Gründung eine Rolle, sowie Aufwand und Kosten für die laufende Buchführung und Bilanzierung, steuerliche Unterschiede, Publizitätsvorschriften (Veröffentlichung von Jahresabschlüssen etc.) sowie Mitbestimmungsrechte der Gesellschafter.

GmbH ist die Abkürzung für "Gesellschaft mit beschränkter Haftung". Sie ist eine Gesellschaftsform aus dem deutschen Gesellschaftsrecht. Eine GmbH gibt einem oder mehreren Gründern die Möglichkeit, sich unternehmerisch zu betätigen. Man kann sie für ganz unterschiedliche Unternehmenszwecke einsetzen. Die GmbH gehört zu den Kapitalgesellschaften. Ihre Gesellschafter beteiligen sich an der Gesellschaft also meist durch eine Kapitalbeteiligung und nicht durch Arbeit. Die Grundlage der GmbH ist ihr Gesellschaftsvertrag.

Die GmbH ist eine juristische Person, sodass sie eigenständig vor Gericht klagen und verklagt werden kann. Ihr gesetzliches Mindest-Stammkapital beträgt 25.000 Euro. Der Geschäftsführer vertritt die GmbH nach außen. Er darf auch gleichzeitig Gesellschafter sein. Dies ist jedoch häufig auch nicht der Fall.

Die GmbH bietet im Vergleich mit einer einzelkaufmännischen Tätigkeit oder verschiedenen Varianten der Personengesellschaft den Vorteil einer Haftungsbeschränkung der Gesellschafter. Das heißt: Die GmbH haftet Gläubigern gegenüber nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Die einzelnen Gesellschafter haften nicht mit ihrem Privatvermögen, sondern nur mit ihren Einlagen. Dies ist eine wichtige Absicherung und ein enormer Vorteil gegenüber anderen Gesellschaftsformen. Dort steht häufig das gesamte Privatvermögen der Beteiligten auf dem Spiel.

Weitere Vorteile sind unter anderem, dass man bei einer GmbH auch Sacheinlagen ins Gesellschaftsvermögen einbringen kann, dass der Geschäftsführer gleichzeitig auch Gesellschafter sein kann und dass ein Wechsel von Gesellschaftern relativ einfach durchzuführen ist. Und schließlich kann das Unternehmen recht einfach veräußert werden, indem man die Gesellschaftsanteile verkauft.

Viele Gründer sehen jedoch auch die Nachteile einer GmbH. So müssen Sie für diese ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro aufbringen. Zumindest die Hälfte davon müssen Sie bei der Gründung auch tatsächlich einzahlen. Aber: Die Gesellschafter haften mit dem gesamten Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Sind die Vermögen der GmbH und die der Gesellschafter nicht sauber getrennt, gibt es schnell Ärger mit dem Finanzamt: Dann entsteht nämlich der Verdacht unzulässiger verdeckter Gewinnausschüttungen.

Ein Nachteil der GmbH ist auch, dass ihre Gründungsformalitäten viel umfangreicher sind, als bei anderen Gesellschaftsformen. Zum Beispiel muss die Gründung notariell beurkundet werden. Es ist eine Eintragung im Handelsregister notwendig. Das GmbH-Gesetz ist zu beachten. Darin stehen viele Vorschriften über Buchführung, Bilanzierung und die vorgeschriebene Veröffentlichung von Geschäftsergebnissen. Viele dieser Vorgänge können Sie an Dienstleister wie etwa den Steuerberater auslagern. Aber: All dies kostet Geld.

Der Geschäftsführer einer GmbH setzt sich anders als die Gesellschafter bei Pflichtverstößen auch einer persönlichen Haftung und zusätzlich möglichen strafrechtlichen Folgen aus.

Eine GmbH unterliegt der Gewerbesteuerpflicht. Daher eignet sie sich weniger für Freiberufler, denn diese zahlen normalerweise keine Gewerbesteuer. Als Kapitalgesellschaft ist darüber hinaus auch Körperschaftssteuer zu zahlen. Für an Gesellschafter ausgeschüttete Gewinne wird Kapitalertragssteuer fällig, für das Geschäftsführergehalt ist Einkommenssteuer zu zahlen.

Zwar ist die Haftungsbeschränkung ein großer Vorteil. Aber: Dieser wird häufig dadurch wieder aufgehoben, dass Banken wegen der Haftungsbeschränkung weniger Vertrauen in die Bonität bzw. Kreditwürdigkeit der Gesellschaft haben. Oft machen sie dann die Vergabe von Krediten davon abhängig, dass die Gesellschafter eine selbstschuldnerische Bürgschaft zugunsten der GmbH eingehen. Die Folge: Die Gesellschafter haften nun doch wieder persönlich mit ihrem Privatvermögen.

Die Gründung einer GmbH erfordert zuerst einen Gesellschaftsvertrag. Eine GmbH kann durch eine oder mehrere Personen gegründet werden. Bei einer Einzelperson spricht man von einer Ein-Personen-GmbH. Aus dem Gesellschaftsvertrag müssen der Name und der Firmensitz des Unternehmens hervorgehen, außerdem sein Stammkapital, sein Geschäftszweck, die Anzahl und Höhe der Gesellschaftsanteile der einzelnen Gesellschafter und eine Gesellschafterliste. Empfehlenswert ist auch eine Regelung über die Bestellung des Geschäftsführers. Wenn es maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer gibt, darf anstelle eines individuellen Gesellschaftsvertrages auch ein standardisiertes Musterprotokoll für die Gründung genutzt werden. Allerdings enthält dieses dann keinen Spielraum für eigene vertragliche Regelungen. Der Gesellschaftsvertrag muss von einem Notar beurkundet werden.

Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag. Die Gesellschafterliste wird ebenfalls vom Notar erstellt. Auch muss er die Geschäftsführerbestellung notariell beurkunden. Der Notar meldet die Gesellschaft beim Handelsregister an. Wenn später ein Wechsel von Gesellschaftern oder Geschäftsführer(n) stattfindet, ist wieder eine notarielle Beurkundung und eine Eintragung der Veränderungen im Handelsregister notwendig.

Eine GmbH darf erst dann ins Handelsregister eingetragen werden, wenn der Mindestanteil der Stammeinlage einbezahlt wurde. Auf jeden Geschäftsanteil muss dabei mindestens ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt sein, soweit es sich nicht um Sacheinlagen handelt. Die Einlagen der Gesellschafter dürfen unterschiedlich groß sein. Unstimmigkeiten gibt es oft über den Fälligkeitstermin, bis zu dem die Gesellschafter ihre Resteinlagen einzahlen müssen. Daher sollte dieser Termin unbedingt im Gesellschaftsvertrag geregelt werden. Ansonsten muss ihn die Gesellschafterversammlung festlegen.

Die Kosten einer GmbH-Gründung sind von mehreren Faktoren abhängig. So kostet eine Gründung mit dem Musterprotokoll weniger als eine mit einem individuellen und von einem Rechtsanwalt ausgearbeiteten Gesellschaftsvertrag. Letzterer deckt aber viele Eventualitäten besser ab. Einige der notwendigen Dokumente lassen sich auch selbst erstellen. Dann kann man sie fertig zum Notar mitbringen, anstatt sie vom Notar erstellen zu lassen. Dies muss man jedoch mit dem Notar vereinbaren. Meist ist mit 400 bis 900 Euro plus Mehrwertsteuer für den Notar zu rechnen.

Für die Eintragung im Handelsregister, das beim örtlichen Amtsgericht geführt wird, wird eine Eintragungsgebühr fällig. Diese beträgt etwa 150 Euro. Pflicht ist auch eine Eröffnungsbilanz. Wenn man diese nicht selbst erstellt, sondern dies einen Steuerberater machen lässt, kostet auch dies Geld. Bei einer einfachen Gründung mit Musterprotokoll ist mit ca. 80 bis 180 Euro zu rechnen.

Auch die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt ist gebührenpflichtig. Die Gebühren dafür sind von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich und liegen meist zwischen 20 und 70 Euro. Sobald die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, wird die GmbH Zwangsmitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK). Dann wird ein Mitgliedsbeitrag fällig. Der Grundbeitrag beträgt etwa 150 bis 300 Euro im Jahr. Der Beitrag steigt abhängig vom Umsatz.

Für eine GmbH ist eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung nicht ausreichend. Stattdessen ist eine doppelte Buchführung mit einem aus Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer Bilanz bestehenden Jahresabschluss vorgeschrieben. Der Jahresabschluss ist im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Der Umfang der zu veröffentlichenden Daten richtet sich dabei nach der Größe des Unternehmens.

Die Gesellschafter einer GmbH können bereits vor der eigentlichen Eintragung der GmbH Rechte und Pflichten haben. Die erste Phase der Gründung ist in vielen Fällen die Vor-Gründungsgesellschaft. Besonders bei komplizierten Gründungen ist diese zu empfehlen. Sie entsteht, indem sich mehrere Personen nur zu dem Zweck zusammentun, eine GmbH zu gründen, deren Einzelheiten (z. B. die Finanzierung) noch geklärt werden müssen. Diese Vor-Gründungsgesellschaft ist in der Regel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Ihre Gesellschafter haften gesamtschuldnerisch mit ihrem Privatvermögen.

Wenn sich die Gesellschafter verbindlich dazu verpflichten wollen, eine GmbH zu gründen, ist auch für diese GbR ausnahmsweise ein notarieller Gesellschaftsvertrag erforderlich. Soll die Vor-Gründungsgesellschaft schon unternehmerisch tätig werden, wird oft eine oHG gegründet (offene Handelsgesellschaft). Vorsicht: Auch hier haften die Gesellschafter persönlich. Die Vor-Gründungsgesellschaft endet mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages der GmbH.

Man spricht von einer Vor-GmbH oder GmbH in Gründung, wenn der Gesellschaftsvertrag der späteren GmbH bereits durch den Notar beurkundet, aber die GmbH noch nicht im Handelsregister eingetragen ist. In diesem Fall ist die Haftung komplizierter. Die Vor-GmbH haftet grundsätzlich mit ihrem "Vorgesellschaftsvermögen". Ihre Gesellschafter haften zwar nicht nach außen hin, sie haften aber gegenüber der Gesellschaft. Sie sind dieser gegenüber verpflichtet, einerseits die zugesagten Einlagen einzuzahlen, andererseits aber auch alle Verbindlichkeiten der Vor-GmbH auszugleichen. Letzteres nennt man die Verlustdeckungshaftung. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass bei Vermögenslosigkeit der Vor-GmbH sogar eine direkte Haftung der Gesellschafter nach außen hin eintreten kann (Urteil vom 25.1.2006, Az. 10 AZR 238/05).

Treten Sie als Geschäftsführer einer Vor-GmbH auf, können Sie sich der sogenannten "Handelndenhaftung" aussetzen. Sobald Sie nach außen hin erkennbar im Namen der Vor-GmbH Geschäfte tätigen und Verbindlichkeiten eingehen, müssen Sie für die Verpflichtungen der Gesellschaft einstehen. Diese Haftung beginnt mit Abschluss des notariellen Gesellschaftsvertrages und endet, sobald die GmbH ins Handelsregister eingetragen ist. Allerdings haben Sie als Geschäftsführer nach einem solchen Haftungsfall einen Regressanspruch gegen die Gesellschaft.

Gründer einer GmbH können sich auch strafbar machen. Zum Beispiel, wenn sie gegenüber dem Amtsgericht falsche Angaben zum Stand der Stammeinlagen oder des Stammkapitals machen, wenn sie die Vermögenslage der GmbH verschleiern oder – im Fall der Zahlungsunfähigkeit – zu spät Insolvenz anmelden. Als Geschäftsführer können sie sich beispielsweise strafbar machen, wenn sie die Gesellschafter nicht über einen eingetretenen Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals informieren.

Wer klein anfangen möchte, kann zunächst eine Unternehmergesellschaft (UG) gründen. Auch diese Mini-GmbH ist in der Haftung beschränkt. Ihr Mindeststammkapital beträgt 1 Euro. Wichtig zu wissen: Ein zu geringes Stammkapital verringert die Kreditwürdigkeit. Dann erhöht sich das Risiko, sich zu überschulden und zum Insolvenzantrag verpflichtet zu sein. Bei der UG sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, einen Teil der Gewinne zurückzulegen, um später eine GmbH zu gründen. Jedem Gründer ist eine Beratung über die geeignete Gesellschaftsform dringend zu empfehlen. Dafür eignet sich ein Fachanwalt für Gesellschaftsrecht am besten. Dieser kann auch beim Aufsetzen des Gesellschaftsvertrages helfen.