GmbH-Gründung – Wie ist der Ablauf und welche Rechte und Pflichten habe ich als Gründer?

Die GmbH gibt einem oder mehreren Gründern die Möglichkeit, sich unternehmerisch zu betätigen. Sie kann für viele unterschiedliche Unternehmenszwecke eingesetzt werden. GmbH ist die Abkürzung für „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“. Diese ist eine Gesellschaftsform aus dem deutschen Gesellschaftsrecht. Die GmbH gehört zu den Kapitalgesellschaften. Ihre Gesellschafter beteiligen sich an der Gesellschaft also hauptsächlich durch ihre Kapitalbeteiligung und nicht durch Arbeit.

Die GmbH beruht auf einem Gesellschaftsvertrag. Sie ist auch eine Körperschaft des privaten Rechts, deren Mitglieder einen gemeinsamen Zweck verfolgen. Auch ist sie eine juristische Person, sodass sie eigenständig vor Gericht klagen und verklagt werden kann. Ihr gesetzliches Mindest-Stammkapital liegt bei 25.000 Euro. Der Geschäftsführer einer GmbH darf auch ein Gesellschafter sein, oft ist dies jedoch auch nicht der Fall. Der Geschäftsführer vertritt die GmbH nach außen.

Der erste Schritt einer Gründung ist die Wahl der Rechtsform. Dabei sollten Gründer das Für und Wieder der unterschiedlichen Rechtsformen sorgfältig abwägen. Das einzelkaufmännische Unternehmen ist nach wie vor die häufigste Rechtsform.

Beispiele für Personengesellschaften sind:
- GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts),
- Kommanditgesellschaft (KG),
- offene Handelsgesellschaft (oHG).

Beispiele für Kapitalgesellschaften sind:
- GmbH,
- Limited,
- Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung (UG),
- Aktiengesellschaft (AG).

Besonders wichtige Entscheidungskriterien sind die Anzahl der Gründer, ob eine Haftungsbeschränkung gewünscht wird, ein vorgeschriebenes Stammkapital, Freiheiten beim Firmennamen, Kosten und Dauer der Gründung, Aufwand und Kosten für die laufende Buchführung und Bilanzierung, steuerliche Unterschiede, Publizitätsvorschriften (Veröffentlichung von Jahresabschlüssen etc.) sowie Mitbestimmungsrechte der Gesellschafter.

Im Vergleich mit einer einzelkaufmännischen Tätigkeit oder verschiedenen Varianten der Personengesellschaft bietet die GmbH den Vorteil einer Haftungsbeschränkung der Gesellschafter. Die GmbH haftet nämlich Gläubigern gegenüber nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Daher haften die einzelnen Gesellschafter auch nicht mit ihrem Privatvermögen, sondern nur mit ihren Einlagen. Dies ist eine wichtige Absicherung und ein enormer Vorteil gegenüber anderen Gesellschaftsformen, wo das gesamte Privatvermögen der Beteiligten auf dem Spiel steht.

Weitere Vorteile liegen unter anderem darin, dass man bei einer GmbH auch Sacheinlagen ins Gesellschaftsvermögen einbringen kann, dass der Geschäftsführer gleichzeitig auch Gesellschafter sein kann, dass ein Wechsel von Gesellschaftern relativ einfach durchzuführen ist und dass das Unternehmen veräußert werden kann, indem man die Gesellschaftsanteile verkauft.

Die GmbH erfordert ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Zumindest die Hälfte davon muss bei der Gründung auch eingezahlt werden. Aber: Die Gesellschafter haften mit dem gesamten Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Rechtliche Probleme drohen, wenn das Vermögen der GmbH und das der Gesellschafter nicht sauber getrennt sind. Dann entsteht beim Finanzamt nämlich schnell der Verdacht unzulässiger verdeckter Gewinnausschüttungen.

Die Gründungsformalitäten einer GmbH sind weit umfangreicher als bei anderen Gesellschaftsformen. Zum Beispiel muss die Gründung notariell beurkundet werden. Auch ist eine Eintragung im Handelsregister notwendig. Das GmbH-Gesetz muss beachtet werden, dabei geht es um eine Vielzahl von Vorschriften über Buchführung, Bilanzierung und die vorgeschriebene Veröffentlichung von Geschäftsergebnissen. Alle diese Vorgänge kosten Geld.

Anders als die Gesellschafter setzt sich der Geschäftsführer bei Pflichtverstößen auch einer persönlichen Haftung und zusätzlich möglichen strafrechtlichen Folgen aus. Eine GmbH unterliegt der Gewerbesteuerpflicht. Daher eignet sie sich weniger für Freiberufler, denn diese zahlen normalerweise keine Gewerbesteuer.

Der Vorteil der Haftungsbeschränkung wird oft dadurch wieder aufgehoben, dass Banken wegen der Haftungsbeschränkung weniger Vertrauen in die Bonität bzw. Kreditwürdigkeit der Gesellschaft haben. Daher machen sie die Vergabe von Krediten häufig davon abhängig, dass die Gesellschafter eine selbstschuldnerische Bürgschaft zugunsten der GmbH eingehen. Damit haften diese dann schließlich doch wieder persönlich mit ihrem Privatvermögen.

Eine GmbH kann durch eine oder mehrere Personen gegründet werden. Bei einer Einzelperson spricht man von einer Ein-Personen-GmbH. Für die Gründung einer GmbH ist zwingend ein Gesellschaftsvertrag abzuschließen. Daraus müssen der Name und der Firmensitz des Unternehmens hervorgehen, außerdem sein Stammkapital, sein Geschäftszweck, die Anzahl und Höhe der Gesellschaftsanteile der einzelnen Gesellschafter und eine Gesellschafterliste. Zu empfehlen ist auch eine Regelung über die Bestellung des Geschäftsführers. Gibt es maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer, darf anstelle des Gesellschaftsvertrages auch ein standardisiertes Musterprotokoll für die Gründung genutzt werden. Dieses enthält dann allerdings keinen Spielraum für eigene vertragliche Regelungen. Der Gesellschaftsvertrag muss vom einem Notar beurkundet werden.

Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag. Auch die Gesellschafterliste wird vom Notar erstellt. Er muss auch die Geschäftsführerbestellung notariell beurkunden. Der Notar meldet die Gesellschaft auch beim Handelsregister an. Findet später ein Wechsel von Gesellschaftern oder Geschäftsführer(n) statt, ist wieder eine notarielle Beurkundung und eine Eintragung der Veränderungen im Handelsregister erforderlich.

Ins Handelsregister darf eine GmbH erst dann eingetragen werden, wenn der Mindestanteil der Stammeinlage einbezahlt wurde. Dabei muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt sein, soweit es sich nicht um Sacheinlagen handelt. Die Einlagen der Gesellschafter dürfen verschieden groß sein. Für Unstimmigkeiten sorgt häufig der Fälligkeitstermin, bis zu dem die Gesellschafter ihre Resteinlagen einzahlen müssen. Dieser Termin sollte unbedingt im Gesellschaftsvertrag geregelt werden. Ansonsten muss ihn die Gesellschafterversammlung festlegen.

Die Kosten einer GmbH-Gründung hängen von mehreren Faktoren ab. Eine Gründung mit dem Musterprotokoll kostet weniger, als eine mit einem individuellen und von einem Rechtsanwalt ausgearbeiteten Gesellschaftsvertrag. Letzterer deckt jedoch viele Eventualitäten besser ab. Manche der notwendigen Dokumente kann man auch selbst erstellen und zum Notar mitbringen, anstatt sie vom Notar erstellen zu lassen. Dies muss man mit dem Notar vereinbaren. Mit 400 bis 800 Euro für den Notar ist immer zu rechnen.

Für die Eintragung im Handelsregister, das beim örtlichen Amtsgericht geführt wird, wird eine Eintragungsgebühr fällig. Diese liegt bei etwa 150 Euro. Auch eine Eröffnungsbilanz ist Pflicht. Erstellt man diese nicht selbst, sondern überträgt diese Aufgabe einem Steuerberater, kostet auch dies Geld. Bei einer einfachen Gründung mit Musterprotokoll fallen dafür ca. 80 bis 140 Euro an.

Gebührenpflichtig ist auch die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt. Die Gebühren dafür sind von Gemeinde zu Gemeinde verschieden und liegen meist zwischen 20 und 70 Euro. Sobald die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, wird die GmbH Zwangsmitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) und muss einen Mitgliedsbeitrag zahlen. Hier gibt es einen Grundbeitrag von etwa 150 bis 300 Euro im Jahr, der umsatzabhängig steigt.

Eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ist für eine GmbH nicht ausreichend. Pflicht ist stattdessen die doppelte Buchführung mit einem aus Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer Bilanz bestehenden Jahresabschluss. Der Jahresabschluss muss im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Dabei richtet sich der Umfang der zu veröffentlichenden Daten nach der jeweiligen Größe des Unternehmens.

Bereits vor der eigentlichen Eintragung der GmbH können die Gesellschafter Rechte und Pflichten haben. Die erste Phase der Gründung ist in vielen Fällen die Vor-Gründungsgesellschaft. Diese ist besonders bei komplizierten Gründungen zu empfehlen. Sie entsteht, indem sich mehrere Personen nur zu dem Zweck zusammentun, eine GmbH zu gründen, deren Einzelheiten (z.B. die Finanzierung) noch zu klären sind. Diese Vor-Gründungsgesellschaft ist in der Regel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, deren Gesellschafter gesamtschuldnerisch mit ihrem Privatvermögen haften.

Wollen sich die Gesellschafter verbindlich dazu verpflichten, eine GmbH zu gründen, ist auch für diese GbR ausnahmsweise ein notarieller Gesellschaftsvertrag notwendig. Soll die Vor-Gründungsgesellschaft bereits unternehmerisch tätig werden, wird oft eine oHG gegründet (offene Handelsgesellschaft). Auch bei dieser haften die Gesellschafter persönlich. Die Vor-Gründungsgesellschaft endet mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages der GmbH.

Von einer Vor-GmbH oder GmbH in Gründung spricht man, wenn der Gesellschaftsvertrag der späteren GmbH bereits durch den Notar beurkundet, aber die GmbH noch nicht im Handelsregister eingetragen ist. Hier ist die Haftung komplizierter. Grundsätzlich haftet die Vor-GmbH mit ihrem „Vorgesellschaftsvermögen“. Ihre Gesellschafter haften zwar nicht nach außen hin, sie haften aber gegenüber der Gesellschaft. Dieser gegenüber sind sie verpflichtet, einerseits die zugesagten Einlagen einzuzahlen, andererseits aber auch alle Verbindlichkeiten der Vor-GmbH auszugleichen. Letzteres bezeichnet man als Verlustdeckungshaftung. Das Bundesarbeitsgericht in Erfurt hat entschieden, dass bei Vermögenslosigkeit der Vor-GmbH auch eine direkte Haftung der Gesellschafter nach außen hin eintreten kann (Urteil vom 25. Januar 2006, Az. 10 AZR 238/05).

Wer als Geschäftsführer einer Vor-GmbH auftritt, kann sich der sogenannten „Handelndenhaftung“ aussetzen. Sobald er nach außen hin erkennbar im Namen der Vor-GmbH Geschäfte tätigt und Verbindlichkeiten eingeht, muss er für die Verpflichtungen der Gesellschaft einstehen. Diese Haftung beginnt mit Abschluss des notariellen Gesellschaftsvertrages und endet, sobald die GmbH ins Handelsregister eingetragen ist. Allerdings hat der Geschäftsführer nach einem solchen Haftungsfall einen Regressanspruch gegen die Gesellschaft.

Wer eine GmbH gründet, kann sich auch strafbar machen. Zum Beispiel, wenn er gegenüber dem Amtsgericht falsche Angaben zum Stand der Stammeinlagen oder des Stammkapitals macht, wenn er die Vermögenslage der GmbH verschleiert oder – im Fall der Zahlungsunfähigkeit – wenn er zu spät Insolvenz anmeldet. Geschäftsführer können sich zum Beispiel strafbar machen, wenn sie es versäumen, die Gesellschafter über einen eingetretenen Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals zu informieren.

Wer klein anfangen will, kann zunächst eine Unternehmergesellschaft (UG) gründen. Auch diese Mini-GmbH ist in der Haftung beschränkt. Ihr Mindest-Stammkapital beträgt 1 Euro. Aber: Ein zu geringes Stammkapital verringert die Kreditwürdigkeit und erhöht das Risiko, sich zu überschulden und zum Insolvenzantrag verpflichtet zu sein. Die UG ist so konzipiert, dass ein Teil der Gewinne zurückgelegt werden muss, um später eine GmbH zu gründen. Eine Beratung über die geeignete Gesellschaftsform ist jedem Gründer dringend zu empfehlen: Hier ist ein Fachanwalt für Gesellschaftsrecht der beste Ansprechpartner. Dieser kann auch beim Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrages helfen.