Heizkostenabrechnung: Was müssen Mieter jetzt wissen?

Grundsätzlich muss eine Heizkostenverordnung folgende Punkte enthalten:

- Ersteller der Abrechnung,
- Abrechnungszeitraum,
- Kosten des Brennstoffs und der Anlieferung für das gesamte Haus,
- sämtliche Heiznebenkosten für das gesamte Haus,
- Verteilerschlüssel für die Aufteilung auf die einzelnen Mieter,
- tatsächlicher Verbrauch des einzelnen Mieters,
- geleistete Vorauszahlungen des einzelnen Mieters,
- Berechnung von Guthaben oder Nachzahlung.

Heiznebenkosten sind Kosten, die zum Beispiel für Betrieb und Wartung der Heizanlage anfallen. Nach § 2 Nr. 4 der Betriebskostenverordnung sind auch bestimmte Heiznebenkosten umlagefähig, können also dem Mieter anteilig auferlegt werden. Dies sind bei einer Zentralheizung die Kosten

- des Betriebsstroms,
- der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage,
- der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft,
- der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums,
- der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger),
- die Kosten für die Miete oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung von Zählern und Heizkostenverteilern sowie von deren Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung.

Der letzte Punkt enthält dabei also ausdrücklich die Kosten für die Heizkostenabrechnung selbst und die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter.

Umlagefähig sind auch die Kosten der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Wäre durch einen Wärmelieferdienst, darunter das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen. Ebenso - bei Gas-Etagenheizungen - deren Reinigung und Wartung.

§ 2 Nr. 5 und 6 der Betriebskostenverordnung enthalten weitere Details zu den umlagefähigen Kosten bei zentralen oder dezentralen Warmwasseranlagen.

Nicht umlagefähig sind Kosten für Reparaturen an der Heizanlage, für Instandhaltung und Instandsetzung. Diese Kosten hat der Vermieter zu tragen. Auch seine eigene Arbeitszeit für Verwaltungsarbeiten kann er dem Mieter nicht in Rechnung stellen.

Wird die Wartung der Heizung durch den Hausmeister erledigt, sollten Mieter darauf achten, dass diese Arbeitszeiten nicht doppelt abgerechnet werden. So wird in der allgemeinen Betriebskostenabrechnung auch immer ein Posten "Hausmeister" auftauchen, in dem die Heizungswartung dann nicht enthalten sein darf.

Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes zugehen. Die Jahresabrechnung für 2023 muss also bis 31.12.2024 beim Mieter ankommen.

In diesem Fall kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen. Der Mieter behält seinen Anspruch auf eine korrekte Abrechnung für den jeweiligen Zeitraum. Der Vermieter muss dem Mieter ein Guthaben aus der Abrechnung auszahlen. Die Ansprüche des Mieters verjähren innerhalb von drei Jahren.

Mieter haben außerdem das Recht, ihre laufenden Vorauszahlungen auf die Heizkosten zurückzubehalten. Allerdings nur so lange, bis der Vermieter ihnen eine Abrechnung zukommen lässt. Dann müssen sie die ausstehenden Vorauszahlungen nachzahlen. Dieses Geld sollte also nicht ausgegeben, sondern zurückgelegt werden.

In Gebäuden mit Zentralheizung müssen mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Insoweit kommt es darauf an, welche Aufteilung im Mietvertrag vereinbart wurde.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen. So sind in Häusern, die die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, die mit Öl oder Gas beheizt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind, 70 % der Heizkosten nach dem Verbrauch zu verteilen.
Die restlichen Kosten sind nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen. Es darf auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume verwendet werden.

Für eine konventionelle Heizung werden immer höhere CO2-Abgaben fällig. Aber: Vom Abrechnungszeitraum 2023 an muss sich der Vermieter an den CO2-Kosten beteiligen. In welchem Maße, hängt davon ab, wie viel CO2 das Gebäude verursacht. Dabei spielt dann zum Beispiel die Wärmedämmung eine Rolle. So müsste in der höchsten Stufe – bei einem Haus, welches mindestens 52 kg/m² CO2 pro Jahr emittiert – der Vermieter sogar 95 % der CO2-Kosten tragen. Meist wird es sich jedoch um einen zweistelligen Euro-Betrag handeln. Rechtsgrundlage ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz vom 5.12.2022.

Dementsprechend sind Vermieter nun auch verpflichtet, die CO2-Kosten für die verbrauchten Brennstoffe auf der Heizkostenabrechnung auszuweisen. Der Vermieter muss seinen Kostenanteil dann gleich von den zu zahlenden Heizkosten abziehen. Wie viel CO2 anfällt, muss der Wärmelieferant dem Vermieter mitteilen.

Mieter, die einen eigenen Vertrag mit einem Wärmelieferanten haben, können ebenfalls vom Vermieter seinen Anteil einfordern. Sie müssen dann aber selbst berechnen, wie hoch dieser ist. Dafür haben sie 12 Monate Zeit ab Erhalt der Rechnung des Wärmelieferanten.

Welchen Anteil wer bei welchem CO2-Ausstoß zu zahlen hat, ergibt sich aus einer Tabelle im Anhang des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes.

In diesem Fall sollten Mieter ihren Vermieter schriftlich darum bitten, die Abrechnung zu prüfen und ggf. Fehler zu korrigieren. Kommt es nicht zu einer Einigung, kann die Abrechnung durch einen Mieterverein oder einen Rechtsanwalt geprüft werden.

Mieter haben das Recht, die der Heizkostenabrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen und zu prüfen. Diese Prüfung muss im Normalfall im Büro des Vermieters oder der Hausverwaltung erfolgen. Es besteht kein Recht auf Zusendung der Belege bzw. von Kopien. Liegt die Wohnung des Mieters in größerer Entfernung zum Büro des Vermieters, etwa in einer anderen, weit entfernten Stadt, kann auch eine Zusendung von Kopien der Belege verlangt werden. Der Mieter muss jedoch die Kosten für die Kopien und das Porto tragen. Der Vermieter kann 25 bis 50 Cent pro Kopie abrechnen und einen Kostenvorschuss verlangen.

Mieter können innerhalb einer Frist von 12 Monaten Widerspruch gegen die möglicherweise falsche Abrechnung einlegen. Festgelegt ist dies in § 556 Abs. 3 BGB. Der Widerspruch sollte schriftlich und mit Begründung eingelegt werden, damit der Vermieter die entsprechenden Punkte prüfen kann. Aus Beweisgründen empfiehlt sich ein Einwurfeinschreiben. Da die Nachzahlung meist innerhalb eines Monats beglichen werden muss, empfiehlt es sich, diese ausdrücklich unter Vorbehalt der Rückforderung zu leisten. Dies kann man auf der Überweisung vermerken.

Die Heizkosten sind nicht gesetzlich gedeckelt. Allerdings darf der Vermieter nur tatsächlich angefallene und angemessene Kosten abrechnen. Er muss sich nämlich an das Wirtschaftlichkeitsgebot halten.

Ergibt die Jahresabrechnung der Heizkosten ein Guthaben, hat der Vermieter diesen Betrag innerhalb von 30 Tagen nach der Abrechnung an den Mieter auszuzahlen. Eine abweichende Regelung kann im Mietvertrag vereinbart werden.
Zahlt der Vermieter den Betrag nicht aus, empfiehlt es sich, ihn zuerst informell zum Beispiel per E-Mail daran zu erinnern. Passiert dann immer noch nichts, kann per Einschreiben eine Frist zur Zahlung gesetzt werden.

Ergibt die Heizkostenabrechnung eine Nachzahlung, müssen Mieter diese innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung überweisen. Sonst geraten sie in Zahlungsverzug. Es ist sinnvoll, die Abrechnung innerhalb dieses Zeitraumes zu überprüfen. Ist ein Mieter der Ansicht, dass die Heizkostenabrechnung fehlerhaft und die Nachzahlung nicht gerechtfertigt ist, kann er diese zunächst unter Vorbehalt überweisen. Im Feld Verwendungszweck steht dann z.B.: "Nachzahlung zur Nebenkostenabrechnung vom 20.10.2024 erfolgt unter Vorbehalt der Überprüfung". Sie haben dann 12 Monate nach Erhalt der Heizkostenabrechnung Zeit, Einwände dagegen vorzubringen.

Nein. Der Anteil der Grundkosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter umgelegt werden. Diese Heizkosten trägt der Vermieter. Ob dies passiert, erkennt man an den Quadratmeter-Angaben bei der Kostenaufteilung. Diese müssen die gesamte Wohnfläche des Gebäudes umfassen.

Verbraucherschützer empfehlen, die Jahresabrechnungen aufzubewahren und die neue Abrechnung mit den vorherigen zu vergleichen. Große Abweichungen können ein Anlass sein, die Abrechnung genauer zu prüfen oder prüfen zu lassen. Bei der Prüfung helfen folgende Fragen:

- Ist der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben? (In der Regel ein Jahr, direkt im Anschluss an vorherige Abrechnung).
- Wurde die Abrechnungsfrist eingehalten? (innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes).
- Sind die einzelnen Kostenpositionen wie Brennstoff, Wartung, Schornsteinfeger auch einzeln aufgeführt?
- Wurden unzulässigerweise Reparaturkosten oder Finanzierungskosten abgerechnet?
- Wurden die Restbestände von Heizöl oder Gas im Haustank berücksichtigt?
- Wurde der Verteilerschlüssel korrekt angegeben?
- Wurden Ihre Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt?

Häufige Fehler sind:
- der Verteilerschlüssel wird nicht aufgeführt,
- Vorauszahlungen des Mieters werden nicht korrekt berücksichtigt,
- beim Mieterwechsel werden dem bisherigen Mieter Kosten für eine Zwischenablesung berechnet (unzulässig laut BGH, Az. VIII ZR 19/07),
- Doppelberechnung von Wartungsarbeiten durch Hausmeister,
- Abrechnung von Verwaltungskosten des Vermieters,
- Abrechnung von Reparaturkosten.

Laut § 560 Abs. 4 BGB kann eine Erhöhung der Vorauszahlungen erst nach der Abrechnung und auf deren Basis stattfinden. Für das Abrechnungsjahr 2023 erfolgt die Abrechnung im Jahr 2024, spätestens bis Jahresende. Erst nach dieser Heizkostenabrechnung ist eine einseitige Erhöhung der Vorauszahlungen durch den Vermieter möglich.

Allerdings kann eine möglichst schnelle Anpassung durchaus im Intreresse beider Seiten sein: Der Mieter muss den Betrag ja in jedem Fall bezahlen - entweder als Vorauszahlung oder als erhebliche Nachzahlung. Der Vermieter muss in Vorleistung treten, da er sein Haus ja beheizen muss und daher bereits jetzt die höheren Kosten hat. Es kann sich also anbieten, auf freiwilliger Basis höhere Vorauszahlungen zu vereinbaren. So vermeidet der Mieter eine immense Nachzahlung und der Vermieter wird bei seiner Vorleistung entlastet.

Gerade Ölheizungen sind teuer und werden in den nächsten Jahren auch durch steigende CO2-Abgaben immer höhere Kosten verursachen. Trotzdem haben Mieter keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Austausch der Heizanlage, solange diese funktioniert. Dieser ergibt sich auch nicht aus dem Gebot der Wirtschaftlichkeit (BGH, Urteil vom 12.5.2010, Az. VIII ZR 170/09). Anders kann es sein, wenn gesetzliche Regelungen einen Austausch der Heizanlage vorschreiben.

Einer Studie des Münchner Forschungsinstituts für Wärmeschutz zufolge werden sich die Heizkosten ab 2027 deutlich verteuern. Dies gilt insbesondere in schlecht gedämmten Häusern. Grund ist die Einführung des europäischen Emissionshandels im Gebäudesektor. Durch den Handel mit immer knapper werdenden CO2-Zertifikaten sollen insbesndere Gas- und Ölheizungen künstlich immer stärker verteuert werden. Mit der Einführung eines neuen Handelssystems EU-ETS 2 soll sich der Preis für den CO2-Ausstoß am Markt orientieren und nicht mehr an politischen Festlegungen. Anmerkung: Dieser Gedanke ist unzutreffend, da die CO2-Zertifikate an sich schon nichts mit "Markt" zu tun haben, sondern eine politisch gewollte Verteuerung fossiler Energieträger bewirkt. Und auch die Verknappung der CO2-Zertifikate, die fossile Energie teurer macht, ist politisch gewillkürt.

In vielen Heizkostenabrechnungen werden die Arbeitskosten von Ablesern, Schornsteinfegern oder Wartungspersonal aufgelistet. Diese Kosten können Mieter als haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen. Generell wird die Heizkostenabrechnung immer komplizierter. Wer Fehler vermutet und zu keiner Einigung mit seinem Vermieter kommt, kann bei einem Fachanwalt für Mietrecht kompetente Beratung finden.