Krankmeldung per WhatsApp: Ist das erlaubt?

Zunächst sollte man sich klarmachen, dass es einen Unterschied zwischen einer Krankmeldung und einer Krankschreibung durch den Arzt gibt. Mit der Krankmeldung ist die erste Mitteilung des Arbeitnehmers selbst an den Chef gemeint. Damit teilt man mit, dass man heute nicht zur Arbeit erscheinen kann. Die Krankschreibung wird am gleichen Tag oder später durch einen Arzt vorgenommen.

Gesetzliche Regelungen zur Krankmeldung gibt es im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Bei einer unverschuldeten Erkrankung gibt dieses Gesetz Arbeitnehmern für mindestens sechs Wochen Anspruch auf Fortzahlung ihres Arbeitslohnes.
Arbeitnehmer sind nach § 5 EntgFG dazu verpflichtet, ihrem Arbeitgeber unverzüglich Mitteilung zu machen, wenn sie arbeitsunfähig erkrankt sind. Dabei müssen sie auch die voraussichtliche Dauer der Erkrankung mitteilen – so gut es eben geht. Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, müssen erkrankte Arbeitnehmer zusätzlich ein ärztliches Attest über ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer vorlegen. Dieses bezeichnet man als die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung oder umgangssprachlich als "Krankenschein" oder "gelben Schein". Seit 1. Januar 2023 wird diese durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst.

Wichtig: Der Arbeitgeber darf die ärztliche Krankschreibung durchaus auch früher verlangen, als es im Gesetz steht. Er kann sie also auch schon am ersten Tag einfordern. Wenn sich herausstellt, dass eine Erkrankung länger dauert, als im Attest angegeben, muss der Beschäftigte noch einmal zum Arzt und eine weitere AU-Bescheinigung einholen.

Aus der ärztlichen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung muss nicht hervorgehen, um welche Erkrankung es sich handelt oder durch was diese verursacht wurde. Zwar ist ein persönliches Interesse des Chefs am Wohlergehen seiner Mitarbeiter durchaus wünschenswert. Er hat jedoch keinerlei Anspruch auf derartige persönliche Informationen. Ihre Verweigerung darf nicht zu Nachteilen für die Arbeitnehmer führen. Der Arzt darf dem Chef ebenfalls keine weiteren Auskünfte geben.

Das Gesetz spricht von einer "unverzüglichen" Krankmeldung. Aber: Kaum jemand, der morgens mit Fieber aufwacht, weiß vorher, wie lange genau er krank sein wird. Trotzdem darf man keinesfalls erst den Arzttermin später am Tag abwarten, bevor man sich krankmeldet. Arbeitnehmer müssen sich spätestens bei Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag in ihrem Betrieb melden und den Vorgesetzten oder die Personalabteilung über ihre Erkrankung informieren.

Wann sie danach in einem zweiten Schritt das ärztliche Attest vorlegen müssen, steht meist im Arbeitsvertrag. Nach dem Gesetz muss dies bei einer Erkrankung von mehr als drei Kalendertagen "spätestens am darauffolgenden Arbeitstag" erfolgen. Dies wäre dann der vierte Tag der Erkrankung. Aber: Wie schon erwähnt, darf der Arbeitgeber das Attest / die ärztliche Krankschreibung auch schon früher verlangen.

Die Krankmeldung sollte auch beim richtigen und zuständigen Ansprechpartner ankommen. In einem kleineren Betrieb ist dies häufig der Chef selbst. In größeren ist es meist die Personalabteilung. Nicht ausreichend ist es, sich nur bei einem Kollegen krankzumelden. Viele Betriebe haben einen besonderen Ansprechpartner für Krankmeldungen. Arbeitnehmer sollten sich daher rechtzeitig darüber informieren, wie dies in ihrem Betrieb gehandhabt wird und wie die Kontaktdaten der betreffenden Stelle sind.

Wie eine Krankmeldung erfolgen muss, ist nicht gesetzlich geregelt. Allerdings muss sichergestellt sein, dass sie zum richtigen Zeitpunkt (Arbeitsbeginn) an die richtige Person (Chef, Personalabteilung) erfolgt.
Auf keinen Fall ausreichend ist eine Krankmeldung an eine WhatsApp-Gruppe, auf die der Chef lediglich neben anderen Leuten Zugriff hat. Schließlich ist ja nicht gesagt, dass dieser morgens gleich zuerst dort hineinschaut.

Mit individuellen Nachrichten verhält es sich anders. Erhält der Chef selbst vor Arbeitsbeginn auf seinem Handy eine an ihn persönlich gerichtete WhatsApp-Nachricht des Arbeitnehmers mit einer Krankmeldung, in der auch die voraussichtliche Dauer der Erkrankung mitgeteilt wird, reicht dies rechtlich aus. Schließlich soll die Krankmeldung nur sicherstellen, dass der Chef bei der Organisation betrieblicher Abläufe den fehlenden Mitarbeiter berücksichtigen kann – und das ist hier der Fall.

Es gibt jedoch eine wichtige Einschränkung: Eine solche Krankmeldung per WhatsApp ist nur zulässig, wenn in dem Betrieb WhatsApp ein übliches Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern und Chef ist. Ist die Nutzung von WhatsApp nicht üblich, muss der Chef damit auch nicht rechnen. Der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Nachricht den Vorgesetzten auch tatsächlich erreicht.

Ein weiteres mögliches Problem: Erhält der Chef oder die Personalabteilung die Krankmeldung per WhatsApp erst kurz vor Feierabend, weil irgendwo ein Server ausgefallen ist, muss sich der Mitarbeiter womöglich vorwerfen lassen, einen unsicheren Kommunikationsweg genutzt zu haben. Damit hat er seine Pflichten nicht erfüllt.

Übrigens kann der Chef auch darüber bestimmen, auf welche Weise die Krankmeldung stattfinden soll. Er kann zum Beispiel vorschreiben, dass diese mündlich per Telefon stattzufinden hat. An eine solche Anweisung müssen sich die Arbeitnehmer halten.

Zur Krankmeldung per SMS haben bereits einige Gerichte entschieden, zum Beispiel das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz (Urteil vom 10.7.2014, Az. 5 Sa 63/14) und vom Arbeitsgericht Hamburg (Urteil vom 4.6.2008, Az. 2 Ca 470/07). Beide hatten keine grundsätzlichen Einwände gegen die Verwendung von SMS zur Krankmeldung. Allerdings meinte das Arbeitsgericht Hamburg, dass eine SMS eher nicht der beste denkbare Weg sei, um eine so wichtige Information zu übermitteln.

Natürlich kann man sich auch per E-Mail krankmelden. Dies ist aus rechtlicher Sicht grundsätzlich erlaubt. Ob es aber auch ratsam ist, ist eine andere Frage. Immerhin liegt es in der Verantwortung des Arbeitnehmers, dafür zu sorgen, dass die Nachricht den Arbeitgeber bis Arbeitsbeginn erreicht. Liest der Chef seine E-Mails nicht rechtzeitig, kann man dem Arbeitnehmer vielleicht vorwerfen, keinen sicheren Übermittlungsweg genutzt zu haben. Es kommt auch immer wieder vor, dass eine E-Mail erst mit einigem Zeitverlust den Empfänger erreicht.
Und: Unabhängig von möglichen technischen Problemen kann niemand wissen, wann eine E-Mail, SMS oder WhatsApp tatsächlich gelesen wird.

Wenn man sich zu spät, bei der falschen Person oder auf dem falschen Weg krank meldet, besteht die Gefahr einer Abmahnung. Im Wiederholungsfall kann es sogar zu einer Kündigung kommen. Hier ist schließlich die Kernpflicht aus dem Arbeitsvertrag betroffen, nämlich das Erbringen der Arbeitsleistung.
So sah das Landesarbeitsgericht Hessen zum Beispiel die ordentliche Kündigung eines Flugzeug-Reinigers nach 16 Jahren Betriebszugehörigkeit als wirksam an. Der Mann hatte sich innerhalb von sechs Jahren siebenmal zu spät krank gemeldet. Dafür war er viermal abgemahnt worden (18.1.2011, Az. 12 Sa 522/10).
Wichtig zu wissen: Solange dem Chef noch kein ärztliches Attest vorliegt, darf er einem Mitarbeiter nach § 7 EntgFG die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verweigern.

Ein Hamburger Start-up bot bei Erkältungskrankheiten eine Krankschreibung (nicht: Krankmeldung) per WhatsApp an. Die Kunden mussten dazu auf einem Online-Formular ein paar Fragen zu ihrer Erkrankung beantworten, ihre Kontaktdaten angeben und sich für eine Bezahlvariante entscheiden, um den Preis von neun Euro zu begleichen. Dann sollten sie ein Foto von ihrer Versichertenkarte an das Unternehmen schicken. Ein mit diesem kooperierender Arzt sah sich alles an, stellte eine Ferndiagnose und schickte den Krankenschein als Foto per WhatsApp an den Arbeitgeber. Das Original folgte per Post.

Der Hintergrund: 2018 ist das in der ärztlichen Berufsordnung verankerte Fernbehandlungsverbot vom Deutschen Ärztetag gekippt worden. Daher dürfen Ärzte nun – im Einzelfall – auch Ferndiagnosen und -behandlungen vornehmen, auch bei bisher unbekannten Patienten. Voraussetzung sind entsprechende Regelungen in den Berufsordnungen der Ärztekammern der einzelnen Bundesländer. Allerdings hat sich der Ärztetag mehrheitlich gegen Fernkrankschreibungen ausgesprochen.

Das beschriebene Geschäftsmodell war umstritten, weil die Sicherheit der Diagnosen angezweifelt wurde. Zusätzlich wurden dabei sensible Daten über WhatsApp verschickt. Dass dieser Dienst vom Verkauf von Kundendaten lebt, sollte inzwischen bekannt sein.

Am 5.11.2020 hat das Oberlandesgericht Hamburg entschieden, dass die Werbung für diese Dienstleistung gegen das Wettbewerbsrecht verstößt. Denn: § 9 Heilmittelwerbegesetz verbietet die Werbung für die "Erkennung oder Behandlung von Krankheiten, Leiden, Körperschäden oder krankhaften Beschwerden, die nicht auf eigener Wahrnehmung" beruhen. Eine Ausnahme nach Satz 2 der Vorschrift, die eine Werbung für Fernbehandlungen erlaubt, wenn keine persönliche Konsultation des Arztes nötig ist, war aus Sicht des Gerichts nicht zutreffend. Die Entscheidung, ob man "im Einzelfall" auf einen persönlichen Arztbesuch verzichten könne, müsse der Arzt treffen. Sie könne nicht einfach per App automatisiert werden (Urteil vom 5.11.2020, Az. 5 U 175/19).

Erkundigen Sie sich rechtzeitig, wie man sich in Ihrem Betrieb üblicherweise krankmeldet. Vielleicht gibt es dafür eine besondere Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Im Zweifel sind Sie mit einem Telefonanruf auf der sicheren Seite. Dann wissen Sie auch, dass Ihre Nachricht angekommen ist – und auch wann und bei wem. Im Streitfall ist es von Vorteil, wenn ein Zeuge das Gespräch mitbekommen hat. Kommt es zu einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht Sie bei den nötigen Schritten beraten.