Nachweisgesetz: Erweiterte Nachweispflicht für Arbeitgeber über Arbeitsbedingungen

Die Ampel-Koalition plant, den schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen durch einen Nachweis in Textform zu ersetzen. Folge ist, dass der Arbeitgeber die Einzelheiten des Arbeitsvertrages den Arbeitnehmern nicht mehr in Papierform übergeben muss. Diese können auch zum Beispiel per E-Mail übermittelt werden. Es muss sich nur um ein Medium handeln, dass es erlaubt, den Text dauerhaft abzuspeichern oder auszudrucken. Arbeitnehmer sollen jedoch weiterhin das Recht haben, einen schriftlichen Nachweis zu verlangen. Die neue Regelung ist Teil des "Merseburger Entlastungspakets", das hauptsächlich der Bürokratieentlastung dienen soll. Sie muss erst noch von Bundestag und Bundesrat beschlossen werden.

Auch vor der Reform des Nachweisgesetzes mussten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer folgendes mitteilen:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer,
- Beginn es Arbeitsverhältnisses,
- bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort,
- Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit,
- Zusammensetzung und Höhe des Entgelts inklusive Zuschläge, Zulangen etc.

Außerdem mussten sie die Beschäftigten auch über die Arbeitszeit informieren, über die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, die Kündigungsfristen und für den Betrieb geltende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Neu hinzugekommen durch die Reform des Nachweisgesetzes sind folgende Punkte:
- Bei Befristung das konkrete Enddatum,
- falls zutreffend: Hinweis auf Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes,
- sofern vereinbart: Dauer der Probezeit,
- Höhe der Vergütung von Überstunden sowie für alle Entgeltbestandteile deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- vereinbarte Ruhepausen,
- bei Schichtarbeit: Angaben zu System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten.

Hinzugekommen sind außerdem genaue Angaben zur Gestaltung von Abrufarbeit, Infos über einen möglichen Anspruch auf vom Arbeitgeber gestellte Fortbildungsmaßnahmen, bei betrieblicher Altersversorgung Name und Anschrift des Versorgungsträgers sowie das bei einer Kündigung einzuhaltende Verhalten (mindestens Schriftformerfordernis, Kündigungsfrist und Frist für Kündigungsschutzklage).

Nein. Nur die für das konkrete Arbeitsverhältnis relevanten Informationen muss der Arbeitgeber im Nachweis ansprechen. Gibt es zum Beispiel keine Fortbildungsmaßnahmen, muss dies nicht extra erwähnt werden.

Nein. Die Pflicht zum Nachweis über die Arbeitsbedingungen gilt unabhängig vom Arbeitsvertrag. Es können also weiterhin auch mündliche Arbeitsverträge abgeschlossen werden. Nur muss der Arbeitgeber dann trotzdem dem Beschäftigten zu Beginn des Arbeitsverhältnisses einen schriftlichen Nachweis über die Arbeitsbedingungen aushändigen.

Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist kein Vertrag. Er stellt lediglich eine sogenannte Wissenserklärung dar, bei der der Chef dem Mitarbeiter mitteilt, wie nach seinem Wissen die Sachlage ist. Daher muss auch nur der Arbeitgeber diesen Nachweis unterschreiben, eine Unterschrift des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich.

Nein. Sind alle oben erwähnten Punkte bereits im Arbeitsvertrag geregelt, muss kein zusätzlicher Nachweis erstellt werden. Viele Arbeitsverträge enthalten jedoch nicht alle genannten Informationen.

Nein. Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen hat keinen Vertragscharakter. Hat ein Arbeitsverhältnis vor dem 1.8.2022 angefangen, muss der Arbeitgeber den Nachweis nur auf Anforderung des Arbeitnehmers erstellen. Die Nachweispflicht ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen schriftlichen, unterschriebenen Nachweis über die Arbeitsbedingungen aushändigt.

Bei Neueinstellungen müssen Arbeitgeber jetzt den neuen Mitarbeitern ungefragt einen Nachweis über deren Arbeitsbedingungen aushändigen.

Der Gesetzgeber hat für die einzelnen Punkte unterschiedliche Fristen vorgegeben. Natürlich empfiehlt es sich für Arbeitgeber, alles in einer Auflistung zusammenzufassen. Wissen sollte man aber: Die wichtigsten Arbeitsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer am ersten Arbeitstag in Schriftform übergeben werden. Dazu gehören: Name und Anschrift der Vertragsparteien sowie Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit.
Spätestens am siebenten Kalendertag des Arbeitsverhältnisses müssen Arbeitnehmer Angaben über das Datum des Beginns, über eine Befristung, den Arbeitsort und die Dauer der Probezeit erhalten sowie eine Tätigkeitsbeschreibung ihres Jobs.
Alle weiteren Angaben sind spätesten einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses fällig.

Wird bei einem Arbeitsverhältnis, das vor dem 1.8.2022 angefangen hat, ein Nachweis angefordert, sind ebenfalls Fristen einzuhalten. So müssen spätestens am siebenten Kalendertag nach Zugang der Anforderung folgende Infos erbracht werden: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit, Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit. Alle anderen Angaben müssen spätestens einen Monat nach Zugang der Anforderung beim Arbeitgeber folgen.

Nein. Liegt ein elektronischer Arbeitsvertrag mit allen Angaben vor, muss also trotzdem ein schriftlicher Nachweis - auf Papier und mit eigenhändiger Unterschrift - über die Arbeitsbedingungen erfolgen.

In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag schriftlich informieren, an dem die Änderung wirksam werden soll.

Ein fehlender Nachweis hat keine Auswirkungen auf den Arbeitsvertrag. Allerdings handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit. Die Neufassung des Gesetzes setzt dafür erstmals ein Bußgeld fest. Seine Höhe beträgt bis zu 2.000 Euro. Zuständig sind die Gewerbeaufsichtsämter.

Der Nachweis der Arbeitsbedingungen ist wichtig, damit im Arbeitsverhältnis klare Verhältnisse herrschen. Verweigert ein Arbeitgeber den Nachweis oder gibt es Unstimmigkeiten über dessen Inhalt, kann ein Rechtsanwalt helfen, der sich auf das Arbeitsrecht spezialisiert hat.