Wie müssen Arbeitnehmer über ihre Arbeitsbedingungen informiert werden?

Die Nachweispflicht des Arbeitgebers bezieht sich auf die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages. Den Mindestinhalt listet das Nachweisgesetz in § 2 auf:

1. Namen und Anschriften der Vertragspartner,
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Enddatum oder vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. kurze Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, Dauer der Probezeit,
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit Schichtsystem, Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:

a) Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,

10. sofern vereinbart, Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; Nachweispflicht entfällt, wenn Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. das bei einer Kündigung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes gilt auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
15. allgemein gehaltener Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Nein. Der Arbeitgeber muss in seinem Nachweis nur die für das konkrete Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ansprechen. Gibt es zum Beispiel keine Fortbildungsmaßnahmen, muss dies nicht extra erwähnt werden.

Seit 1.1.2025 gilt: Die Auflistung der Arbeitsbedingungen kann der Arbeitgeber in Textform verfassen (also ohne eigenhändige Unterschrift) und elektronisch übermitteln. Dies kann also zum Beispiel per E-Mail erfolgen oder als eingescanntes Dokument. Eine qualifizierte elektronische Signatur mit Authentifizierung ist nicht erforderlich. Die Voraussetzungen für Textform und elektronische Übermittlung sind:

- Das Dokument ist für den Arbeitnehmer zugänglich,
- es kann gespeichert und ausgedruckt werden,
- der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der Übermittlung dazu auf, ihm den Empfang zu bestätigen.

Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer tatsächlich individuell einen Nachweis seiner Arbeitsbedingungen erhält. Ein Aushang im Betrieb oder eine allgemeine Bekanntmachung für alle reichen nicht aus.

Natürlich ist nach wie vor auch eine Niederschrift in Schriftform zulässig, also auf Papier und mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers. Wenn der Arbeitnehmer dies verlangt, muss ihm der Arbeitgeber seine Arbeitsbedingungen auch in Schriftform aushändigen, und zwar unverzüglich. Alles andere wäre eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG).

Der Gesetzgeber hat für die einzelnen Punkte unterschiedliche Fristen vorgegeben. Natürlich empfiehlt es sich für Arbeitgeber, alles in einer Auflistung zusammenzufassen. Wissen sollte man aber: Die wichtigsten Arbeitsbedingungen (oben Nr. 1, 7 und 8) müssen dem Arbeitnehmer am ersten Arbeitstag übergeben werden. Dazu gehören: Name und Anschrift der Vertragsparteien sowie Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit.

Spätestens am siebenten Kalendertag des Arbeitsverhältnisses müssen Arbeitnehmer Angaben über die oben genannten Punkte 2 bis 6 sowie 9 und 10 erhalten, darunter eine Tätigkeitsbeschreibung. Alle weiteren Angaben sind spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses fällig.

Nein. Die Pflicht zum Nachweis der Arbeitsbedingungen gilt unabhängig vom Arbeitsvertrag. Der Arbeitsvertrag unterliegt keinem Formerfordernis und kann auch mündlich geschlossen werden. Nur muss der Arbeitgeber dann trotzdem dem Beschäftigten den vorgeschriebenen Nachweis über die Arbeitsbedingungen zukommen lassen.

Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist kein Vertrag. Er stellt lediglich eine sogenannte Wissenserklärung dar, bei der der Chef dem Mitarbeiter mitteilt, wie nach seinem Wissen die Sachlage ist.

Nein. Wenn der Arbeitsvertrag alle vorgeschriebenen Angaben enthält und in der korrekten Form übermittelt wurde, ist kein zusätzlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen erforderlich (§ 2 Abs. 5 NachwG).

Nein. Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen hat keinen Vertragscharakter.

Bei Neueinstellungen müssen Arbeitgeber neuen Mitarbeitern ungefragt einen Nachweis über deren Arbeitsbedingungen aushändigen.

Arbeitgeber in bestimmten Branchen müssen ihren Mitarbeitern den Nachweis der Arbeitsbedingungen weiterhin in Schriftform zukommen lassen (Papier, eigenhändige Unterschrift). Dies betrifft die Branchen, die im Schwarzarbeitsgesetz erwähnt sind:

- Speditionen,
- Gebäudereinigung,
- Baugewerbe,
- Gaststätten und Hotels,
- Personenbeförderung,
- Forstwirtschaft,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitution,
- Wach- und Sicherheitsdienste,
- Schausteller,
- Messebau.

Früher musste der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag schriftlich über die Änderung informieren, an dem diese wirksam werden sollte. Heute ist auch bei Vertragsänderungen eine Mitteilung in Textform und deren elektronische Übermittlung erlaubt. Arbeitnehmer haben jedoch das Recht, auf der Schriftform zu bestehen.

Nach § 3 Abs. 2 NachwG entfällt die Pflicht des Arbeitgebers zur Mitteilung der Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen, wenn diese Änderung bereits in einem schriftlichen oder in Textform geschlossenen Änderungsvertrag niedergelegt wurde.

Ein fehlender Nachweis hat keine Auswirkungen auf den Arbeitsvertrag. Allerdings handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit. Das Nachweisgesetz setzt dafür ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro fest. Zuständig sind die Gewerbeaufsichtsämter.

Ein Nachweis der Arbeitsbedingungen ist wichtig, damit im Arbeitsverhältnis klare Verhältnisse herrschen. Wenn ein Arbeitgeber diesen Nachweis verweigert oder es zu Unstimmigkeiten über dessen Inhalt kommt, kann Ihnen ein Rechtsanwalt helfen, der sich auf das Arbeitsrecht spezialisiert hat.