Nebenkostenabrechnung: Was muss sie konkret beinhalten?

Die Nebenkosten von Mietwohnungen werden oft auch als ”Zweite Miete” bezeichnet - nicht ohne Grund. Sie sind in den letzten Jahren zu einem immer größeren Kostenfaktor geworden. Oft sind sie auch ein Streitpunkt zwischen den Mietvertragsparteien. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Betriebskostenverordnung enthalten Vorschriften, die die Abrechnung der Nebenkosten und ihre Umlage auf die Mieter im Mehrfamilienhaus regeln. Für Mieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung ein wichtiges Kontrollinstrument, denn sie ermöglicht ihnen einen Überblick über die Kosten, die für das Haus insgesamt entstanden sind. Zusätzlich schlüsselt sie die Nebenkosten für die einzelne Wohnung auf.

Ja, will der Vermieter die Nebekosten abrechnen, so muss dies im Mietvertrag klar und verständlich vereinbart sein. Dies umfasst die Art der umlagefähigen Kosten sowie deren Verteilung auf die Mieter.

Einige Vermieter nutzen pauschale Nebenkosten, während andere die tatsächlich entstandenen Kosten nach Verbrauch oder Wohnfläche auf die Mieter umlegen. Ohne eine explizite Vereinbarung im Mietvertrag können Vermieter keine Nebenkostenabrechnung durchführen.

Die Betriebskostenverordnung listet genau auf, welche Arten von Nebenkosten der Vermieter abrechnen oder "auf den Mieter umlegen" darf. Dabei lautet die Faustregel: Es muss sich um laufende Kosten handeln. Damit sind Beträge gemeint, die nicht nur einmalig, sondern regelmäßig anfallen.
Das einmalige Fällen eines morschen Baumes gehört laut Bundesgerichtshof allerdings zu den Gartenpflegekosten und damit zu den Betriebskosten - weil mit solchen Notwendigkeiten im Garten immer zu rechnen ist (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

Generell gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, des Abwassers, die Heizkosten (bzw. die Kosten für Wärmelieferung), die Kosten für Warmwasser, den Aufzug, die Straßenreinigung und die Müllabfuhr, die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege, die Beleuchtung von Treppenhaus und anderen Gemeinschaftsräumen, die Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung, den Hauswart, den Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitband-Verteileranlage, von Einrichtungen für die Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten.

Natürlich bereitet der Punkt "sonstige Betriebskosten" oft Probleme. Der Vermieter darf darunter nicht einfach alles abrechnen, was ihm gerade in den Sinn kommt. Der Mietvertrag muss ausdrücklich regeln, was damit gemeint ist, z.B. die Dachrinnenreinigung, die Wartung der Entrauchungsanlage oder die Wartung von Rauchwarnmelder.

Vermieter dürfen ihren Mietern keine Verwaltungskosten für die Immobilie berechnen, auch nicht für die von ihnen selbst geleistete Verwaltungsarbeit. Wenn der Vermieter ein Unternehmen ist, darf dieses auch die Kosten für eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer nicht auf die Mieter umlegen. Auch die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung haben nichts in der Nebenkostenabrechnung zu suchen. Mit Instandhaltung sind laufende Arbeiten gemeint, um die Mietwohnungen und das Haus zu erhalten, Instandsetzung steht für einzelne Reparaturen, wenn etwas kaputtgegangen ist.

Es gibt darüber hinaus eine Vielzahl von Gerichtsurteilen, die weitere Kostenpositionen für nicht umlagefähig erklären. Dies sind zum Beispiel Kontoführungsgebühren, Darlehenszinsen, Porto- und Telefonkosten, Versicherungen gegen Mietausfall, eine Rechtsschutzversicherung sowie Nebenkostenanteile für leer stehende Wohnungen.

Besondere Vorsicht geboten ist bei vermieteten Eigentumswohnungen in einer Eigentümergemeinschaft. Vermieter kommen hier nicht selten in Versuchung, dem Mieter einfach das von der Verwaltung berechnete "Hausgeld" oder "Wohngeld" weiterzuberechnen. Allerdings ist diese Abrechnung der Verwaltung allein für den Eigentümer gedacht. Darin sind immer auch Positionen enthalten, die Mieter nicht bezahlen müssen, wie etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen. Bei einer Eigentumswohnung muss der Vermieter also "in den sauren Apfel beißen" und eine eigene Nebenkostenabrechnung ohne diese Positionen erstellen.

Der Mieter muss aus der Nebenkostenabrechnung eindeutig ersehen können, auf welche Wohnung und auf welchen Abrechnungszeitraum sich diese bezieht. Der Vermieter hat grundsätzlich die Kosten für die einzelnen Positionen für das gesamte Haus aufzulisten.

Dann muss er den jeweiligen Kostenanteil für die Wohnung des Mieters herausrechnen und angeben, welchen Umlage- oder Verteilerschlüssel er benutzt hat. Dies kann etwa die Fläche der Wohnungen in Quadratmeter sein oder der mit Zählern gemessene Verbrauch. Von dem so festgestellten Kostenanteil des Mieters sind dann dessen im Abrechnungszeitraum gezahlte Vorauszahlungen abzuziehen. Schließlich stellt sich heraus, ob der Mieter nachzahlen muss oder eine Erstattung erhält.

Alle Berechnungen müssen übersichtlich sein. Auch nicht juristisch oder betriebswirtschaftlich gebildete Menschen müssen sie nachvollziehen können. Oft wird die Heizkostenabrechnung auf einem Extrablatt vorgenommen.

In einem Fall vor dem Bundesgerichtshof ging es um eine Wohnanlage mit mehreren Häusern. Diese hatten einen zentralen Mülltonnenplatz und eine zentrale Heizstation. Der Vermieter hatte bei der Abrechnung die Gesamtkosten der ganzen Wohnanlage nach Quadratmetern auf die einzelnen Gebäude aufgeteilt. Diesen Rechenschritt hatte er nicht erläutert, sondern schlicht die so ermittelten Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes als ”Gesamtkosten” angegeben.

Bei einer Einsichtnahme von Mietern ließ sich dieser Betrag nicht mehr anhand der Abrechnungsbelege der Versorgungsunternehmen nachvollziehen. Dem BGH zufolge reicht es in solchen Fällen allerdings aus, die Gesamtkosten des jeweiligen einzelnen Gebäudes zu nennen. Der Vermieter muss die Rechenschritte, mit denen er auf die Gesamtkosten dieses Gebäudes gekommen ist, nicht angeben (Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15).

Vorgeschrieben ist in § 556 Abs. 3 BGB, dass der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres zukommen lassen muss. Dem Mieter muss also die Abrechnung für das Kalenderjahr 2021 bis zum 31.12.2022 zugehen. Wenn der Vermieter diesen Termin verpasst, kann er keine Nebenkostennachzahlung mehr verlangen. Ausnahme: Der Vermieter ist nicht selbst für die Verspätung verantwortlich. Dies ist zum Beispiel möglich, wenn ein Versorgungsunternehmen zu spät abgerechnet hat oder sich ein Grundsteuerbescheid verzögert. Kommt bei der Abrechnung heraus, dass der Mieter ein Guthaben hat, muss der Vermieter ihm dieses trotz versäumter Frist auszahlen. Die Abrechnungsfrist ist keine Verjährungsfrist, die alle Ansprüche erlöschen lässt.

Ist der Vermieter Wohnungseigentümer in einer WEG-Anlage, so kann er selbst die Nebenkostenabrechnung nur dann rechtzeitig erstellen, wenn er seinerseits seine eigene Abrechnung rechtzeitig vom WEG-Verwalter erhält. Erhält er seine oft als Hausgeld oder Wohngeld bezeichnete Abrechnung verspätet, stellt sich die Frage, ob er die Nebenkosten auch noch nach Ablauf der gesetzlichen Frist wirksam gegenüber dem Mieter abrechnen kann. Zwar ist der WEG-Verwalter kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters, für den er automatisch haften würde. Allerdings muss sich der Vermieter eigenes Verschulden hinsichtlich der verspäteten Abrechnung anrechnen lassen. Kann er nicht darlegen und beweisen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat, so ist er mit einer Nachforderung ausgeschlossen. Ein Beleg dafür, dass der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, wäre zum Beispiel eine nachweisbare (!) Aufforderung an den WEG-Verwalter, dass dieser ihm die Abrechnungsunterlagen rechtzeitig zukommen lassen soll.

Fraglich ist dann allerdings, ob der Vermieter mit seiner Entlastung hinsichtlich der verspäteten Betriebskostenabrechnung nur eine Klage des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung abwenden kann oder, ob er auch von sich aus eine Nebenkostenabrechnung, die zu einer Nachforderung führt, nachreichen kann. Dies sollte im Wege anwaltlicher Beratung geklärt werden.

Die Beendigung eines Mietvertrages ändert nichts an der gesetzlichen Abrechnungsfrist. Der Vermieter kann nämlich selbst auch erst dann abrechnen, wenn er die Abrechnungen der verschiedenen Zulieferer (beispielsweise Wasserwerk, städtische Müllentsorgung, Brennstofflieferant) erhalten hat. Er hat also für die Nebenkostenabrechnung trotzdem bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit.

Grundsätzlich hat der Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung 12 Monate Zeit, um Einwände geltend zu machen – danach geht nichts mehr. Dies ist jedoch nicht so zu verstehen, dass man sich nun auch mit der Zahlung 12 Monate Zeit lassen kann. Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung zu leisten, wenn die Abrechnung keine offensichtlichen Fehler hat. Reicht diese Zeit zur Prüfung der Abrechnung nicht aus, sollten Mieter nur unter Vorbehalt zahlen. Sie können dann innerhalb der 12-Monats-Frist die Abrechnung prüfen und ggf. zu viel gezahltes Geld zurückverlangen. Mieter haben das Recht, beim Vermieter Einsicht in die Belege der Zulieferer zu nehmen. Kopien zuschicken muss der Vermieter im Regelfall nicht. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen Mieter dies (gegen Unkostenerstattung) verlangen können - etwa bei sehr weiter Entfernung.

Wenn ein Mieter vorbringt, dass Leistungen aus der Nebenkostenabrechnung gar nicht erfolgt sind, kann er die Abrechnung reklamieren, ohne erst beim Vermieter Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen. Werden zum Beispiel Kosten für Hausmeistertätigkeiten, Dachrinnenreinigung, Ungezieferbeseitigung und Hausreinigung berechnet, hat der Mieter aber noch nie einen Hausmeister oder Handwerker zu Gesicht bekommen, ist es schlicht irrelevant, was der Vermieter für Belege von Dienstleistern gesammelt hat. Hier stellte das Gericht klar: Nebenkosten dürfen nur geltend gemacht werden, wenn die jeweiligen Leistungen tatsächlich erfolgt sind (Amtsgericht Gelsenkirchen, Urteil vom 22.8.2019, Az. 201 C 229/19).

Ja. Versäumt es der Vermieter, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter fristgerecht zuzustellen, kann der Mieter sein gesetzliches Recht auf konkrete Abrechnung hinsichtlich seiner pauschal vorausgezahlten Nebenkostenabschläge vor Gericht einklagen. Eine Ausnahme besteht nur in dem Fall, wenn der Vermieter dem Mieter rechtzeitig darlegt und auf Verlangen nachweist, dass ihn an der verspäteten Abrechnung kein Verschulden trifft.

Die Nebenkostenabrechnung ist für die meisten Mieter ein Brief mit sieben Siegeln. Oft mangelt es schon an der Übersichtlichkeit, oft auch an der inhaltlichen Richtigkeit. Haben Sie als Mieter Zweifel daran, dass Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt ist? Sie können diese von einem Fachanwalt für Mietrecht überprüfen lassen. Dieser wird mögliche Fehler finden und kann Ihnen beim Anfechten der Abrechnung helfen.