Unternehmen: Wer muss bilanzieren und was bedeutet das konkret?

Die Bilanz ist eine Zusammenstellung von Vermögenswerten (was einem Unternehmen gehört) und Schulden (was ein Unternehmen anderen schuldet) zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Aufstellung gibt einen Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens und zeigt, was es besitzt und schuldet. Die Bilanz ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzberichterstattung und wird in der Regel jährlich erstellt. Bestimmte Unternehmen müssen ihre Bilanz zudem veröffentlichen (Offenlegungsplicht).

Vereinfacht gesagt, lässt sich aus einer Bilanz ablesen, wofür das Unternehmen Geld ausgegeben hat und woher dieses Geld gekommen ist. Die Bilanz dokumentiert die Einhaltung der maßgeblichen handelsrechtlichen Vorschriften. Sinn und Zweck der Bilanz ist es einerseits, einen besonders guten Überblick über die Finanzlage des Unternehmens zu bieten. Dies hilft dem Unternehmen selbst, den Überblick zu behalten. Andererseits hilft die Bilanz auch Gläubigern wie Banken, die Kreditwürdigkeit des Unternehmens einzuschätzen. Auch für Geschäftspartner und Investoren oder bei einem Verkauf des Unternehmens dient die Bilanz als Entscheidungsgrundlage. Ihre Zahlen dienen auch zur Berechnung der Steuerlast.

Im Prinzip ist eine Bilanz die Abschlussrechnung des Geschäftsjahres. Ihre Grundlage ist das Inventar des Unternehmens. Dazu zählt das gesamte Vermögen des Unternehmens, einschließlich Kapital, Waren und anderen Vermögensgegenständen. Vor der Erstellung der Jahresbilanz ist daher zunächst Inventur zu machen. Dabei werden zum Beispiel Lagerbestände und Geldbestände gezählt.

Aus der Bilanz ergeben sich das Anlagevermögen des Unternehmens und seine noch offenen Verbindlichkeiten am Bilanzstichtag. Stichtag ist das Ende des Geschäftsjahres, meist der 31. Dezember eines Kalenderjahres. Allerdings kann das Geschäftsjahr auch vom Kalenderjahr abweichen.

Bei der Bilanzierungspflicht handelt es sich eigentlich um die Pflicht, einen Jahresabschluss zu erstellen. Zu diesem gehört die Bilanz. Es gehören aber - abhängig von der Größe des Unternehmens - auch noch weitere Teile dazu.

Sogenannte Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz mit Unterschrift erstellen und Angaben zur Feststellung des Jahresabschlusses machen.

Kleinstkapitalgesellschaften dürfen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreiten:

- 350.000 Euro Bilanzsumme,
- 700.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag,
- im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer.

Bei sogenannten kleinen Kapitalgesellschaften kommt noch ein Anhang mit bestimmten Angaben hinzu (§§ 284, 285 HGB). Das wären dann Gesellschaften, die mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreiten:

- 6.000.000 Euro Bilanzsumme,
- 12.000.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag,
- im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.

Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften kommen dann noch die Gewinn- und Verlustrechnung hinzu, ein Lagebericht und der Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers. Bei großen Kapitalgesellschaften und Konzernen steigen die Anforderungen weiter.

Bei gewerblichen Einzelkaufleuten hängt die Bilanzierungspflicht von Umsatz und Gewinn ab. Sie müssen nach § 241a HGB eine Bilanz erstellen, wenn mindestens eine dieser Voraussetzungen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren vorliegt:

- der Gesamtumsatz liegt über 600.000 Euro oder
- der Gewinn liegt über 60.000 Euro.

Es ist nicht von Belang, ob es sich dabei um Kleingewerbetreibende oder um im Handelsregister eingetragene Kaufleute handelt. Ist keine Bilanz erforderlich, genügt eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Eine Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) muss aufgrund ihrer Gesellschaftsform einen Jahresanschluss inklusive Bilanz erstellen. Bei Kapitalgesellschaften ist ab einer gewissen Umsatzgrenze die Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer vorgeschrieben.

Für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist oft eine Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend. Auch sie kann der Bilanzierungspflicht unterliegen, wenn sie einer gewerblichen Tätigkeit nachgeht und der Gesamtumsatz über 600.000 Euro oder der Gewinn über 60.000 Euro liegt.

Unabhängig von ihrer Größe sind Personenhandelsgesellschaften wie die offene Handelsgesellschaft (oHG) oder die Kommanditgesellschaft (KG) dazu verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen.

Freiberufler wie Ärzte, Journalisten, Rechtsanwälte, Künstler oder Architekten unterliegen nicht der Bilanzierungspflicht, da sie keine Kaufleute sind. Sie müssen jedoch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen und jährlich ans Finanzamt übermitteln.

Dafür ist zum Beispiel bei einer GmbH oder UG der Geschäftsführer zuständig. Er trägt ggf. auch die Verantwortung für die rechtzeitige Veröffentlichung der Dokumente im Bundesanzeiger. In der Regel wird jedoch von Unternehmen ein Steuerberater mit der Erstellung der Bilanz bzw. des Jahresabschlusses beauftragt.

Wer gegen die Regeln zum Thema Bilanz verstößt, muss mit empfindlichen Ordnungsgeldern rechnen. Beispiel: Ist ein Unternehmen zur Veröffentlichung einer Bilanz verpflichtet und kommt dem nicht rechtzeitig nach, droht den entsprechenden Organen (Geschäftsführer, Vorstand) ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB in Höhe von 2.500 bis 25.000 Euro. Dieses kann auch gegen eine Kapitalgesellschaft direkt verhängt werden. Zuständig ist das Bundesamt für Justiz. Unrichtige Angaben in der Jahresbilanz können zu Freiheitsstrafen führen (§ 331 HGB).

Bestimmte Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Bilanz im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Dabei sind Fristen einzuhalten.

Grundsätzlich betrifft diese Offenlegungspflicht jede Kapitalgesellschaft. Der Umfang der Veröffentlichung hängt jedoch von der Größe des Unternehmens und vom Umsatz ab.

Beispiele: Eine Kleinstkapitalgesellschaft (siehe oben) muss nach § 326 Abs. 2 HGB ihre Bilanz in elektronischer Form nur hinterlegen und nicht veröffentlichen. Die Bilanz ist also nicht für jeden einsehbar. Interessierte können kostenpflichtig Einsicht beantragen. Auch darf die Bilanz vereinfacht und der Anhang verkürzt werden.

Eine kleine Kapitalgesellschaft darf den Anhang verkürzen und muss keine Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlichen. Allerdings muss sie die Bilanz vollständig offenlegen. Bei einer mittelgroßen Gesellschaft wiederum muss auch die Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlicht werden.

Große und mittelgroße Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss einschließlich der Bilanz durch einen Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen. Dies gilt für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sowie offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, bei denen keine natürliche Person als Gesellschafter persönlich haftet.

Es empfiehlt sich, die Erstellung der Bilanz in fachkundige Hände zu legen. Üblicherweise wird damit ein Steuerberater beauftragt. Zu weitergehenden rechtlichen Fragen in diesem Zusammenhang kann Sie ein Fachanwalt für Steuerrecht beraten.