Welches Unternehmen muss sich ins Handelsregister eintragen?

Zu den im Handelsregister verzeichneten Daten gehören insbesondere der Firmenname und Sitz des Unternehmens mit Anschrift, der Gegenstand des Unternehmens, wer vertretungsberechtigt ist, die Rechtsform und eine mögliche Haftungsbeschränkung, das Grund- und Stammkapital, das Datum der Gründung, die Namen von Kommanditisten, aber auch Änderungen des Handelsregistereintrags und die Löschung der Firma. Auch der Inhalt einer Unternehmenssatzung wird oft aufgenommen.

Die Anmeldung der eintragungspflichtigen Tatsachen beim Handelsregister muss von einem Notar beglaubigt werden. Dieser formuliert den Text der Anmeldung und überwacht die richtige Eintragung im Handelsregister. So wird verhindert, dass Fantasieunternehmen oder unrichtige Tatsachen dort Eingang finden.

Folgende Rechtsformen von Unternehmen sind zur Eintragung verpflichtet:

- Kaufleute (Einzelunternehmen),
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH),
- Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt),
- Offene Handelsgesellschaft (OHG),
- Kommanditgesellschaft (KG),
- Aktiengesellschaft (AG).

Einzelkaufleute müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen, wenn ihr Unternehmen einen "kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert". Dies ist nicht immer ganz einfach abzuschätzen.

Grundsätzlich muss sich jeder Gewerbetreibende ins Handelsregister eintragen lassen, der einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb betreibt. Freiberufler wie Ärzte, Apotheker, Künstler und Rechtsanwälte sind davon ausgenommen. Land- und Forstwirte gelten ebenfalls nicht als Gewerbetreibende.

Für das Vorliegen eines kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetriebes gibt es keine festen gesetzlichen Kriterien. Ein Gewerbetreibender, der keinen kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb braucht, wird auch als Kleingewerbetreibender bezeichnet. Dabei kann es sich um einen Einzelunternehmer oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handeln).

Letztendlich ist immer eine Einzelfallbetrachtung des jeweiligen Unternehmens erforderlich. So kann die Art der Geschäfte eine Rolle spielen: Wie viele verschiedene Leistungen oder Waren werden angeboten, ist eine größere Lagerhaltung erforderlich, sind Fremdfinanzierungen notwendig, findet die Tätigkeit international statt, wird umfangreiche Werbung betrieben?
Auch spielt der Umfang der Geschäfte eine Rolle. Dazu gehören der Umsatz, das Anlage und Umlaufvermögen, die Anzahl der Mitarbeiter, die Anzahl und Größe der einzelnen Betriebsstätten, mögliche Filialen im Ausland.

Beim Gesamtumsatz haben sich branchenabhängige Richtwerte gebildet. Im Einzelhandel geht man ab einem Jahresumsatz ab 250.000 Euro davon aus, dass kein Kleingewerbe mehr vorliegt. Bei einem Dienstleistungsbetrieb wären es ab 175.000 Euro, bei einer Gaststätte ab 300.000 Euro.
Teilweise gilt ein Betriebsvermögen über 100.000 Euro ebenfalls als Indiz dafür, dass ein kaufmännisch eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Beim Kreditvolumen gelten erst Beträge ab 50.000 Euro als relevant.

Ein Einzelunternehmer, der nur einzelne dieser Kriterien erfüllt, hat deshalb noch nicht automatisch die Grenzen des Kleingewerbes überschritten und gilt als eintragungspflichtig. Es müssen schon mehrere Kriterien erfüllt sein. Zu empfehlen ist hier zum Beispiel eine Nachfrage bei der IHK.

Wer als Kleingewerbetreibender nicht zur Eintragung im Handelsregister verpflichtet ist, kann sich freiwillig eintragen lassen. Man spricht hier auch vom sogenannten "Kann-Kaufmann" im Gegensatz zum "Ist-Kaufmann", der zur Eintragung verpflichtet ist. Folge der Eintragung ist, dass der oder die Betreffende nun hinter seinem Namen das Kürzel e. K. ("eingetragener Kaufmann") führen kann und muss. Auch andere Unternehmen müssen im Geschäftsverkehr immer ihre Rechtsform angeben.

Grundsätzlich wird einem eingetragenen Kaufmann bzw. Unternehmen mehr Vertrauen entgegengebracht. Der Eintrag hat im regionalen Bereich eine gewisse Schutzwirkung für den Firmennamen. Eingetragene Kaufleute haben die Möglichkeit, Handlungsvollmachten zu erteilen sowie selbstständige Zweigniederlassungen und Filialen zu gründen. Sie haben jedoch auch die Pflicht, Handelsbücher zu führen ("doppelte Buchführung") und einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen und zu veröffentlichen. Dies bringt Aufwand und Kosten mit sich, die sich ein Kleingewerbetreibender spart. Sobald sich im Unternehmen etwas ändert - sei es eine Prokuraerteilung oder eine Satzungsänderung - führt der nächste Weg zum Notar, um die Änderungen wieder eintragen zu lassen. Gerade Kleingewerbetreibende sollten sich daher sorgfältig überlegen, ob sie eine freiwillige Eintragung anstreben sollten. Diese Entscheidung hängt davon ab, inwieweit die bessere Reputation durch die Eintragung tatsächlich für das jeweilige Geschäft erforderlich ist. Privatkunden wird dies in vielen Fällen wenig interessieren, Unternehmenskunden und Banken dagegen eher.

Die Kosten sind von der Gesellschaftsform abhängig. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) spielt außerdem die Höhe des Stammkapitals eine Rolle und, ob ein individueller Gesellschaftsvertrag oder ein vereinheitlichtes Musterprotokoll verwendet werden. Einige Beispiele von der Homepage der IHK Hamburg:

- Erstanmeldung Einzelkaufmann: Gesamtkosten 170 Euro (plus MWSt auf einige Teilleistungen),
- OHG mit zwei Gesellschaftern: 224 Euro,
- Eintragung oder Änderung Prokura: 159 Euro,
- GmbH mit zwei Gesellschaftern, Stammkapital 25.000 Euro, keine Sacheinlage: 730 Euro,
- UG mit einem Gesellschafter, Stammkapital 1 Euro: 730 Euro,
- UG ebenso, mit Musterprotokoll: 255 Euro,
- UG Eintragung Geschäftsführer-Wechsel: 420 Euro.

Durch das Musterprotokoll lässt sich Geld sparen. Allerdings empfiehlt sich bei mehreren Gesellschaftern und komplizierteren Verhältnissen eher ein fachgerecht ausgearbeiteter Gesellschaftsvertrag.

Fragen zur Handelsregistereintragung in Ihrem konkreten Fall und allgemein zu den Rechten und Pflichten der Kaufleute kann Ihnen ein Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht auf Ihre Situation bezogen beantworten. Er kann Ihnen auch beim Gesellschaftsvertrag und anderen Fragen zur Gründung weiterhelfen.