Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

Der Vermieter muss die Jahresabrechnung über die Nebenkosten seiner Immobilie dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Beispiel: Über das Kalenderjahr 2024 muss der Vermieter bis zum 31.12.2025 abrechnen.

Das heißt: Im Jahr 2025 bekommen Mieter die Jahresabrechnung für das Jahr 2024. In 2025 erfolgte Erhöhungen von Preisen – oder die aktuell teils massive Erhöhung der Grundsteuer, die auch zu den Nebenkosten gehört – wirken sich also erst im Jahr 2026 aus. Dann wird eine saftige Nachzahlung und eine Erhöhung der Vorauszahlungen fällig.

Die 12-monatige Abrechnungsfrist ist keine Verjährungsfrist. Ihr Ablauf lässt also nicht die Pflicht des Vermieters zur Abrechnung erlöschen. Auch kann der Mieter wegen Ablaufs der Frist keine Nebenkostenvorauszahlungen zurückverlangen. Versäumt der Vermieter die Frist, hat dies nur zur Folge, dass er keine Betriebskostennachzahlung mehr fordern kann. Der Mieter hat immer noch Anspruch auf eine korrekte Abrechnung und ggf. auch auf die Auszahlung eines Guthabens. Die Verjährung des Anspruchs auf Abrechnung tritt innerhalb von drei Jahren ein.

Nach § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können Mieter innerhalb einer Einwendungsfrist von 12 Monaten ihre Betriebskostenabrechnung prüfen und Beanstandungen dagegen vortragen. Mieter können also innerhalb der ersten 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Einwände vorbringen – danach nicht mehr. Diese Ausschlussfrist hat den Zweck, im Interesse aller Beteiligten dafür zu sorgen, dass es nicht noch Jahre später zum Streit über alte Abrechnungen kommt. Wenn der Mieter beweisen kann, dass er für die Fristversäumnis nichts konnte, kann er trotzdem noch Einwände vorbringen.

Aber: Diese Frist bedeutet nicht, dass der Mieter sich mit der Prüfung der Abrechnung oder der Überweisung der Nachzahlung 12 Monate Zeit lassen kann. Die Gerichte gehen nämlich davon aus, dass Mieter ihre Abrechnung innerhalb von ungefähr vier Wochen ausreichend prüfen können, um sie zu bezahlen. Zahlen sie den verlangten Betrag ohne Vorbehalt, erklären sie damit ihr Einverständnis. Sind die etwa vier Wochen vergangen, kann der Mieter Fehler in der Abrechnung nur noch reklamieren, wenn sie für einen Laien nicht ohne Weiteres feststellbar waren.

Anders verhält es sich, wenn die Nebenkostenabrechnung formell nicht wirksam ist. In diesem Fall beginnt die Einwendungsfrist erst gar nicht zu laufen. Dies hat der Bundesgerichtshof bestätigt. Im konkreten Fall hatte ein Vermieter die Umlageschlüssel für mehrere Kostenpositionen nicht genannt. Zusätzlich hatte er bei der Umlage einiger Kosten nach der Wohnfläche widersprüchliche Angaben zur Wohnfläche gemacht. Die Abrechnung war daher unwirksam (Az. VIII ZR 27/10).

Ein wichtiges Recht des Mieters besteht darin, Einsicht in die Belege zu nehmen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen – zum Beispiel die Rechnungen von Energielieferanten oder Versicherungen oder die Bescheide über die Höhe von Straßenreinigungs- und Abfallgebühren der Gemeinde. Dies ist in § 556 Abs. 4 BGB gesetzlich geregelt.

Diese Vorschrift besagt seit 1.1.2025 auch, dass der Vermieter dazu berechtigt ist, die Abrechnungsbelege dem Mieter in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen – zum Beispiel zum Download auf einer Website oder bei größeren Vermietungsgesellschaften über ein Mieterportal. Der Mieter hat damit keinen Anspruch mehr auf Einsicht in die Originalbelege in Papierform. Diese Änderung beruht auf dem sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz. Dadurch entfällt ein jahrelanger Streit darüber, wann Vermieter ihren weiter entfernt wohnenden Mietern Fotokopien zusenden müssen.

2018 beschäftigte sich der Bundesgerichtshof mit der Abrechnung der Heizkosten einer 94-Quadratmeter-Wohnung. Die Mieter hatten 200 Euro im Monat für Heizkosten bezahlt. Bei der Jahresabrechnung der Betriebskosten ergab sich eine Heizkosten-Nachzahlung von über 5.000 Euro. Die Mieter wandten ein, dass dies gar nicht sein könne: Der Betrag entspreche 47 Prozent der gemessenen Verbrauchseinheiten für das ganze Haus mit einer Wohnfläche von 720 qm.

Der Vermieter weigerte sich, den Mietern die Abrechnungsbelege der anderen Wohnungen im Haus zur Überprüfung vorzulegen. Die Mieter wurden in zwei Gerichtsinstanzen zur Zahlung verurteilt, weil sie nicht beweisen konnten, wo der Fehler lag. Der Bundesgerichtshof entschied: Verlange der Vermieter eine Nachzahlung, müsse er das Bestehen seiner Forderung beweisen können. Die Mieter seien nicht beweispflichtig. Sie hätten ein Einsichtsrecht in die Belege des Vermieters, welche der Abrechnung zugrunde lägen. Dieses Recht erstrecke sich auch auf die Verbrauchsdaten der anderen Nutzer. Der BGH wies die Klage des Vermieters ab (Urteil vom 7.2.2018, Az. VIII ZR 189/17).

2020 entschied der BGH erneut zur Einsichtnahme in die Belege. Danach gilt: Solange der Vermieter dem Mieter keine Einsicht in die Belege gewährt, hat der Mieter ein Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der Nachzahlung und muss vorläufig nicht zahlen. Zu den Belegen gehören außer den Rechnungen auch die dazugehörigen Zahlungsbelege über die in der Abrechnung auf die Mieter umgelegten Betriebskosten. Anhand dieser Belege kann der Mieter die Berechtigung der jeweils in Rechnung gestellten Beträge prüfen (Urteil vom 9.12.2020, Az. VIII ZR 118/19). Denn: Schließlich ist es denkbar, dass der Vermieter Rechnungen gekürzt oder Preisnachlässe bekommen hat. Dann kann sich bei Einsicht in die Zahlungsbelege ein anderes Bild ergeben, als bei reiner Vorlage der Rechnungen.

Der Mietvertrag muss eine Regelung enthalten, nach welcher der Mieter die Nebenkosten der Wohnung tragen muss. Welche dies im Einzelnen sein dürfen, steht in § 2 der Betriebskostenverordnung. Als umlagefähige Kosten gelten zum Beispiel Müllabfuhr, Straßenreinigung, Heizung und Warmwasser sowie die Stromkosten für die Gemeinschaftsräume. Auch die Grundsteuer gehört dazu.

Mehrere häufig anfallende Kostenpositionen darf der Vermieter nicht auf seine Mieter verteilen. Dazu gehört erst einmal alles, was nur einmalig und nicht in Form laufender Kosten anfällt.

Nicht abrechnen darf der Vermieter auch Verwaltungskosten, die ihm seine Hausverwaltung berechnet. Ebenso sind die Kosten für Reparaturen oder für die Instandhaltung der Immobilie keine umlagefähigen Betriebskosten.

Weitere Beispiele für unzulässige Kostenpositionen sind:
- Kontoführungsgebühren,
- Mietausfallversicherung,
- Gebühren für Porto oder die Erstellung der Abrechnung,
- Aufzugreparaturen,
- erhöhte Wasserkosten infolge eines Rohrbruchs.

Man muss materielle, also inhaltliche, von formellen Fehlern in der Jahresabrechnung unterscheiden. Materielle Fehler sind alle, die mit dem Ansatz von Kostenpositionen und deren Beträgen zu tun haben. Formelle Fehler sind Verstöße gegen die Regeln darüber, wie eine Nebenkostenabrechnung aussehen muss.

Eine formell unwirksame Abrechnung hat folgende Folgen:

1. Der Mieter darf eine korrekte Abrechnung verlangen.
2. Bis zur Übergabe einer korrekten Abrechnung kann der Vermieter keine Nachzahlung fordern.
3. Bis zur Erteilung der korrekten Abrechnung kann der Mieter seine Vorauszahlungen auf die Nebenkosten vorläufig zurückhalten. Sobald er eine korrekte Abrechnung bekommt, muss er die ausstehenden Beträge bezahlen.

Welche Folgen eine materiell fehlerhafte Abrechnung hat, hängt davon ab, wie gravierend der Fehler war. Manchmal hat der Mieter nur einen Anspruch auf die Berichtigung der jeweiligen Kostenposition. Wenn ein größerer Fehler vorliegt, kann der Mieter auch in diesem Fall bis zur Erteilung der korrekten Abrechnung ein vorläufiges Zurückbehaltungsrecht an den erhöhten Vorauszahlungen haben (BGH, Az. VIII ZR 245/11).

Wichtig: Der Mieter darf nicht wegen einfacher Rechenfehler, die jeder Laie selbst korrigieren kann, die vom Vermieter verlangte Nachzahlung verweigern. Im Zweifel empfiehlt sich hier eine fachkundige Beratung.

Die Nebenkostenabrechnung müssen die Mieter in Textform erhalten. Das bedeutet: als Text in einer dauerhaft abspeicherbaren Form. Dies kann also zum Beispiel auch eine E-Mail sein. Die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich. Wenn die Betriebskostenabrechnung nicht unterschrieben wird, muss daraus zumindest hervorgehen, wer sie ausgestellt hat. Der Mieter muss sie persönlich erhalten – in seinen Briefkasten oder an seine E-Mail-Adresse und nicht nur als Aushang im Treppenhaus.

Die Nebenkostenabrechnung muss auch für Mieter ohne Fachkenntnisse verständlich und nachvollziehbar sein. Der Abrechnungszeitraum muss daraus hervorgehen. Die kompletten Betriebskosten für das gesamte Haus müssen nach den einzelnen Kostenpositionen geordnet aufgeführt sein. Der Vermieter muss diese Gesamtkosten dann auf die jeweilige Wohnung umrechnen und dabei jeweils den benutzten Umlageschlüssel (etwa Quadratmeter) angeben. Er muss die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen angeben und herausrechnen. Unverständlichkeit gilt als formeller Fehler – etwa bei unverständlichen Abkürzungen.

Materielle Fehler sind zum Beispiel Rechenfehler oder die Abrechnung von Kostenpositionen, die Vermieter gar nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen (siehe oben).

Besonders viele Fehler machen Vermieter von Eigentumswohnungen. Sie leiten nämlich häufig einfach die Nebenkostenabrechnung des Hausverwalters der Eigentümergemeinschaft an ihren Mieter weiter ("Hausgeld" oder "Wohngeld"). Aber: Diese ist nur für den Eigentümer bestimmt. Sie führt immer Positionen auf, die Mieter nicht bezahlen müssen, zum Beispiel Verwaltungsgebühren oder Instandhaltungsrücklagen.

Seit der Reform des Rechts der Wohnungseigentümer-Gemeinschaften zum 1.12.2020 gilt: Bei der Nebenkosten-Abrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung müssen grundsätzlich die gleichen Umlageschlüssel verwendet werden, wie bei der internen Abrechnung der Eigentümergemeinschaft. Mieter und Vermieter dürfen jedoch etwas Abweichendes vereinbaren (§ 556a Abs. 3 BGB).

Ein weiterer Fehler, der immer wieder vorkommt, ist das doppelte Ansetzen von Kostenanteilen. So wird zum Beispiel der Arbeitslohn des Hausmeisters aufgeführt, aber auch die Kosten der Treppenhausreinigung durch den Hausmeister. Nicht in die Betriebskostenabrechnung einfließen dürfen die Kostenanteile für leer stehende Wohnungen im Haus.

Der Vermieter muss im Übrigen hinsichtlich der anfallenden Nebenkosten das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Er muss dazu regelmäßig prüfen, ob er gegenüber den Mietern abzurechnende Dienstleistungen irgendwo günstiger bekommen kann.

Wenn Sie als Mieter einer Betriebskostenabrechnung widersprechen möchten, empfiehlt es sich, dies schriftlich und vorzugsweise per Einschreiben mit Rückschein zu tun. Sie sollten dabei genau erläutern, warum Sie die Abrechnung als fehlerhaft ansehen. Bleiben Sie jedoch höflich. Fehler sind häufig keine böse Absicht. Bitten Sie den Vermieter um eine korrigierte Abrechnung. Wenn erforderlich, können Sie von ihm Einsicht in seine Abrechnungsbelege, also zum Beispiel die Rechnungen von Versorgungsbetrieben, verlangen. Diese Belege darf der Vermieter jetzt in elektronischer Form zum Abruf oder Download bereitstellen.

Diese Frage hat mit dem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung nichts zu tun. Lesen Sie dazu ausführlich in unserem Rechtstipp:
Wann darf der Vermieter die Vorauszahlungen für Nebenkosten erhöhen?

Wollen Sie als Mieter vor Gericht gegen eine Nebenkostenabrechnung klagen, müssen Sie konkret angeben können, was damit nicht stimmt. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat entschieden, dass einzelne Kostenpositionen nicht pauschal angefochten werden können. Nötig ist eine konkrete Begründung und die vorherige Einsicht in die Abrechnungsunterlagen des Vermieters (Az. I-10 U 164/05). Wenn der Vermieter Sie auf Nachzahlung verklagt, muss er wiederum beweisen, dass seine Forderung in dieser Höhe existiert (BGH, Az. VIII ZR 189/17). Ein Fachanwalt für Mietrecht kann Sie kompetent zum Thema Neben- bzw. Betriebskostenabrechnung beraten und Ihnen zu Ihrem Recht verhelfen.