Berufskleidung: Wer muss sie bezahlen und wer kann sie steuerlich absetzen?

Als Erstes muss man unterscheiden zwischen Berufskleidung und erforderlicher Schutzkleidung. Schutzkleidung dient dem Schutz vor gesundheitlichen Gefahren am Arbeitsplatz und ist für bestimmte Arbeiten gesetzlich vorgeschrieben. Unter typischer Berufskleidung läuft generell alles, was man nicht im Alltag tragen kann, sondern nur bei der Arbeit (Beispiele siehe unten). Kann man diese auch im Alltag anziehen und sich damit in der Öffentlichkeit zeigen, handelt es sich um bürgerliche Kleidung.

Die Kosten für Schutzkleidung, die Arbeitnehmer aufgrund gesetzlicher Unfallverhütungsvorschriften tragen müssen, trägt der Arbeitgeber. Dies geht aus § 618 und § 619 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hervor. Die Beschäftigten müssen nur dann eine Kostenbeteiligung zahlen, wenn sie die Schutzkleidung auch außerhalb der Arbeit nutzen können. Als Schutzkleidung im Sinne des Arbeitsschutzes versteht man zum Beispiel Sicherheitsschuhe, Helm, Sicherheitshandschuhe, Schutzbrille, Schnittschutzhose oder Chemie-Schutzanzug.

Die Reinigung von gesetzlich vorgeschriebener Schutzkleidung bezahlt der Arbeitgeber. Darauf hat der Bundesgerichtshof in einem Urteil zur Lebensmittelindustrie hingewiesen. Konkret ging es um einen Schlachthof. Der Arbeitgeber verlangte von den Mitarbeitern die anteilige Zahlung von Reinigungskosten, die ihnen vom Lohn abgezogen wurden. Der BGH entschied, dass die Reinigung von Arbeitsschutzkleidung hier im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers sei und daher von ihm bezahlt werden müsse (Urteil vom 14.6.2016, 9 AZR 181/15).

Weiße Arbeitskleidung im Pflegeheim ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn jedoch im Umgang mit infektiösen Bewohnern eine Kontamination mit Keimen möglich ist, wird sie als Schutzkleidung behandelt und ist auf Kosten des Arbeitgebers zu reinigen. Dieser kann nicht verlangen, dass die Arbeitnehmer die Kleidung in ihrer privaten Waschmaschine zu Hause waschen (VGH Mannheim, Az. 6 S 1589/18).

Vom Chef gestellte gesetzlich vorgeschriebene Schutzkleidung ist für Arbeitnehmer kein "geldwerter Vorteil". Daher muss ihr Wert nicht wie Einkommen versteuert werden. Der Arbeitgeber kann die auf seiner Seite angefallenen Anschaffungskosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Dazu gehören zum Beispiel Uniformen und Dienstkleidung mit Dienstabzeichen oder Firmensymbol, schwarzer Frack bei Orchestermusikern, schwarzer Rock bei Serviererinnen, schwarzer Anzug bei Kellnern, Geistlichen und Leichenbestattern (letzteres nicht mehr, Urteil des BFH vom 16.3.2022, Az. VIII R 33/18), farblich festgelegte Anzüge und Kostüme bei Beschäftigten einer Fluggesellschaft, Bühnenkleidung bei Schauspielern und Musikern.

Nicht als Berufskleidung anerkannt werden regelmäßig der dunkle Anzug eines Bankangestellten, die modische Kleidung einer Fernsehansagerin, normale weiße Hemden und Hosen eines Arztes, Kleidung eines Fotomodells, Skikleidung bei einem nebenberuflichen Skilehrer, Schuhe bei einem Briefträger. Auch Brillen, einschließlich Bildschirmbrillen, zählen nicht als Berufskleidung.

Die Kosten für Berufskleidung, die keine vorgeschriebene Schutzkleidung ist, können dem Arbeitnehmer auferlegt werden. Geregelt ist dies meist im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Ob solche Vereinbarungen wirksam sind, hängt immer vom konkreten Fall ab. Die Arbeitnehmer dürfen dadurch nämlich nicht unangemessen benachteiligt werden.

Vor dem Bundesarbeitsgericht wurde der Fall einer Verkäuferin im Einzelhandel verhandelt, die vertraglich zum Tragen von Berufskleidung verpflichtet war. Sie sollte die Kosten für die erste Anschaffung der Kleidung selbst übernehmen. Die Kosten für Wiederbeschaffung, Reinigung usw. wollte der Arbeitgeber tragen. Allerdings sollte sie sich auch an diesen Kosten monatlich mit rund sieben Euro "Kittelgeld" beteiligen. Dieser Betrag wurde von ihrem Lohn abgezogen.

Das Bundesarbeitsgericht sah darin eine unangemessene Benachteiligung der Arbeitnehmerin. Deren monatliches Einkommen lag unter der Pfändungsfreigrenze. Der Arbeitgeber dürfe von einem Arbeitslohn, der nicht gepfändet werden könne, nicht auch noch irgendetwas abziehen (Urteil vom 17.2.2009, Az. 9 AZR 676/07).

Typische Berufskleidung, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten kostenlos oder verbilligt überlässt, muss nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden. Sie ist nach § 3 Nr. 31 Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfrei.

Wenn ein Arbeitnehmer Ausgaben für typische Berufskleidung hat, darf er diese als Werbungskosten von der Einkommenssteuer absetzen. Die entsprechende Regelung findet sich in § 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG. Nicht steuerlich begünstigt ist dagegen bürgerliche Kleidung – also Alltagskleidung, mit der man auf der Straße nicht auffällt. Und bürgerliche Kleidung wird auch nicht automatisch dadurch zur typischen Berufskleidung, dass man sie auf Anweisung seines Arbeitgebers bei der Arbeit tragen muss.

Die Kosten für die Reinigung typischer Berufskleidung können Arbeitnehmer von der Steuer absetzen. Wird die Kleidung also in eine Reinigung gegeben, sollte man den Beleg aufheben und kann den Betrag in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Wird die Berufskleidung mit der eigenen Waschmaschine gewaschen, verlangt das Finanzamt Angaben zur Menge und zur Waschart (z. B. Kochwäsche). Die Zahl der jährlichen Waschmaschinenfüllungen darf man schätzen. Das Finanzamt erkennt bei den unterschiedlichen Wäschesorten eine unterschiedliche Lademenge an. Diese beträgt bei Kochwäsche/Buntwäsche bis zu fünf kg und bei Pflegeleichtwäsche bis zu 2,5 kg. Bei den absetzbaren Kosten orientiert sich das Finanzamt an den Aufstellungen, die etwa von der Verbraucherzentrale Bundesverband veröffentlicht worden sind (Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg, Az. 3 K 202/04).

Oft erkennen Finanzämter einen Betrag von 110 Euro im Jahr ohne weitere Nachweise als Reinigungskosten für die Berufskleidung an.

Bei einem Streit mit dem Arbeitgeber um die Bezahlung und Reinigung von Berufskleidung kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht Arbeitnehmer fachkundig beraten. Bei steuerlichen Fragen ist ein Fachanwalt für Steuerrecht der richtige Ansprechpartner.