Homeoffice: Welche Kosten kann ich von der Steuer absetzen?

Ob Corona-bedingter oder ganz regulär: In vielen Fällen ist beim Umzug ins Homeoffice eine gewisse Improvisation angesagt, um von zuhause aus zu arbeiten. Bei Weitem nicht jedem steht ein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung. Oft wird mit Smartphone und Laptop an irgendeinem freien Tisch in Küche oder Wohnzimmer gearbeitet.

Von der Steuer absetzen ließ sich in diesem Fall bisher nur wenig, denn es wird gerade kein häusliches Arbeitszimmer genutzt. Eine anteilige Miete kann daher nicht abgesetzt werden. Der Küchentisch ist als Arbeitsmittel genauso wenig absetzbar, wie der Küchenstuhl, auf dem der Arbeitnehmer sitzt. Wird allerdings extra ein Bürostuhl angeschafft, um zu Hause zu arbeiten, sieht die Sache schon wieder anders aus.

Anders verhält es sich auch mit Technik, die extra für die Tätigkeit zu Hause angeschafft wird. Wenn man sich als Arbeitnehmer dafür extra einen neuen Laptop kauft, ist dieser absetzbar. Das neue Gerät sollte jedoch auch für die Arbeit erforderlich sein und nachweislich auch tatsächlich in der Hauptsache dafür eingesetzt werden. Arbeitsmittel müssen außerdem ab einem bestimmten Wert über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden. Immer ist natürlich die Grundvoraussetzung, dass nicht der Arbeitgeber diese Dinge bezahlt hat. Dann setzt sie ja bereits der Chef als Betriebsausgaben ab, und der Arbeitnehmer kann sie nicht mehr steuerlich geltend machen.

Die sogenannte Homeoffice-Pauschale galt ursprünglich nur für die Steuerjahre 2020 und 2021. Mit dem Jahressteuergesetz 2022 wird sie künftig zur Dauereinrichtung in Sachen Steuererklärung. Der Inhalt der bisherigen Regelung: Wer kein echtes häusliches Arbeitszimmer hat oder auf die Anwendung der entsprechenden Regelungen verzichtet, kann für jeden Kalendertag, an dem er seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Arbeitsstätte aufsucht, für seine gesamte berufliche Betätigung einen Betrag von 5 Euro abziehen. Das Maximum liegt bei 600 Euro im Wirtschafts- oder Kalenderjahr. Diese Vergünstigung steht also auch Arbeitnehmern zu, die mit dem Laptop zu Hause an ihrem Wohnzimmertisch sitzen.

Für Tätigkeiten, die ab 1.1.2023 zu Hause ausgeübt werden, gilt neu: Die Homeoffice-Pauschale steigt auf 6 Euro pro Tag. Sie kann für bis zu 210 Tage beansprucht werden. Damit steigt der Höchstbetrag, der abgesetzt werden kann, von 600 Euro auf 1.260 Euro.

Die Pauschale gehört zu den Werbungskosten. Aufwendungen für Arbeitsmittel sind nicht mit der Homeoffice-Pauschale abgegolten. Die können also zusätzlich von der Steuer abgesetzt werden.

In der Steuererklärung für 2020 gab es dafür noch kein spezielles Feld, die Pauschale war als "sonstige Werbungskosten" einzutragen. Ab der Steuererklärung für das Jahr 2021 kann man in der Anlage N bei "Homeoffice-Pauschale" die Anzahl der Tage eintragen, an denen man zu Hause gearbeitet hatte (Zeile 45).

Wenn der Chef wegen der Ausbreitung des Coronavirus Homeoffice angeordnet hat, bestehen zwei Möglichkeiten der steuerlichen Absetzbarkeit. Einerseits die Tätigkeit von einem häuslichen Arbeitszimmer aus. Wenn es keinen extra Raum gibt, von dem aus gearbeitet werden kann, dann die neue Homeoffice-Pauschale.

Hatte der Arbeitnehmer also ein eigenes häusliches Arbeitszimmer hergerichtet, kann er die Kosten dafür absetzen. Dies sollte man sich vom Arbeitgeber schriftlich bestätigen lassen. Dann kann ein Steuerabzug mindestens für den Zeitraum des Jahres erfolgen, in dem der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten musste. Sinnvoll ist es, das Arbeitszimmer für das Finanzamt zu fotografieren. Oft verlangt das Finanzamt als Nachweis auch einen Grundriss der Wohnung mit eingezeichnetem Arbeitszimmer und Quadratmeter-Angaben.

Ausführliche Informationen zur steuerlichen Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers lesen Sie in unserem Rechtstipp Häusliches Arbeitszimmer – was kann man 2023 steuerlich absetzen?

Hat der Arbeitnehmer dagegen vom Küchen- oder Wohnzimmertisch aus im Homeoffice gearbeitet, kann er nur die neue Homeoffice-Pauschale geltend zu machen.

Dies ist dann nicht mehr möglich. Hier gilt "entweder - oder". Man kann also nicht gleichzeitig Fahrtkosten in Ansatz bringen. Letztendlich handelt sich hier immer noch um den Ausnahmefall, "dem Arbeitnehmer steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung".

Wenn der Arbeitnehmer einen Raum seiner Wohnung an den Arbeitgeber als Büroraum vermietet, in dem er arbeitet, hat er kein häusliches Arbeitszimmer, dass zum Steuerabzug berechtigen würde. Stattdessen geht er defacto ins Büro des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer hat dann Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, für die er Steuern zahlen muss. Seine Kosten für das Bürozimmer kann er dann in dieser Einkunftsart absetzen (zum Beispiel wieder die anteiligen Betriebskosten). Allerdings muss das Finanzamt diese Konstruktion anerkennen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die Vereinbarung in erster Linie den Interessen des Arbeitgebers dient.

Wenn die Vereinbarung dagegen in erster Linie dem Wohl des Arbeitnehmers dient, weil es für diesen bequemer ist, zu Hause zu arbeiten, kann das Finanzamt die vom Chef gezahlte Miete auch als zu versteuernden Arbeitslohn ansehen. Dies geht aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter vom 18.4.2019 hervor.

Der Höchstbetrag von 1.250 Euro gilt pro Person. Jede der beiden Personen kann also die Kosten, die sie selbst getragen hat, bis zum Höchstbetrag geltend machen. Dies geht aus zwei Urteilen des Bundesfinanzhofes hervor (Urteile vom 15.12.2016, Az. VI R 53/12 und Az. VI R 86/13).

Wer im Homeoffice arbeiten muss, kann Vorteile davon haben, sich ein Arbeitszimmer einzurichten. Denn: Hier gibt es viele Möglichkeiten, Steuern zu sparen - allerdings nur mit den entsprechenden Nachweisen. Ist ein solcher Raum nicht vorhanden, bleibt die Geltendmachung der Homeoffice-Pauschale. Qualifizierte Beratung zu steuerrechtlichen Fragen bietet Ihnen ein Fachanwalt für Steuerrecht.