Welche Form muss ein Arbeitsvertrag haben und was sollte darin stehen?

Ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Er kann also zum Beispiel schriftlich oder mündlich abgeschlossen werden, oder sogar durch "schlüssiges Handeln" (die eine Seite arbeitet, die andere zahlt). Weithin üblich ist bisher die Schriftform (Papier mit eigenhändigen Unterschriften). Sie gewährleistet, dass sich der Inhalt des Arbeitsvertrages im Streitfall zweifelsfrei beweisen lässt.

Allerdings verpflichtet das Nachweisgesetz Arbeitgeber dazu, ihren neuen Arbeitnehmern innerhalb bestimmter Fristen einen Nachweis über ihre Arbeitsbedingungen und die Einzelheiten ihres Arbeitsverhältnisses zukommen zu lassen. Seit 1.1.2025 dürfen sie dies auch in Textform tun und den Nachweis der Arbeitsbedingungen elektronisch übermitteln, etwa per E-Mail oder als eingescanntes Dokument. Nicht notwendig ist eine qualifizierte elektronische Signatur mit umständlicher Authentifizierung.

Der Text mit dem Nachweis muss

- für den Arbeitnehmer zugänglich sein,
- gespeichert und ausgedruckt werden können und
- der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, ihm den Empfang zu bestätigen.

Eine ganze Reihe von Branchen sind von dieser Regelung jedoch ausgeschlossen. Dies betrifft alle Branchen und Wirtschaftszweige, die im Schwarzarbeitsgesetz genannt sind. Hier sind schriftliche Nachweise auf Papier erforderlich:

- Baugewerbe,
- Gaststätten und Hotels,
- Personenbeförderung,
- Speditionen,
- Gebäudereinigung,
- Forstwirtschaft,
- Schausteller,
- Messebau,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitution,
- Wach- und Sicherheitsdienste.

Der Nachweis der Arbeitsbedingungen ist kein Vertrag und ersetzt nicht den Arbeitsvertrag. Schon deshalb, weil er nicht die Unterschrift des Arbeitnehmers trägt.
Allerdings kann der Arbeitsvertrag umgekehrt den Nachweis der arbeitsbedingungen ersetzen, wenn er in der für diesen vorgeschriebenen Form geschlossen wird und den erforderlichen Inhalt enthält.

Näheres zum Nachweisgesetz erfahren Sie hier:
Nachweisgesetz: Erweiterte Nachweispflicht für Arbeitgeber über Arbeitsbedingungen

Ein Arbeitsvertrag unterliegt keinem Formzwang. Die Schriftform bietet den Vorteil der eindeutigen Nachweisbarkeit des Inhalts. Auch digitale Arbeitsverträge, also solche in elektronischer Form, sind möglich. Natürlich bietet es sich an, den Arbeitsvertrag gleich in der Form und mit dem Inhalt auszufertigen, die das Nachweisgesetz vorschreibt. Dann sind keine weiteren Nachweise der Arbeitsbedingungen erforderlich.

Es gibt verschiedene Ausnahmefälle, in denen ein Arbeitsvertrag trotz der oben erklärten Formfreiheit in Schriftform geschlossen werden muss, also auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Dies kann zum Beispiel in einem Tarifvertrag vorgeschrieben sein.

Sogenannte Wettbewerbsverbote, die mit dem Arbeitnehmer nach Vertragsschluss vereinbart werden, müssen nach dem Handelsgesetzbuch in schriftlicher Form vereinbart werden.

Bei Berufsausbildungsverträgen haben Auszubildende einen Anspruch auf eine schriftliche Ausfertigung des Vertragsinhalts.

Bei Leiharbeit muss der wesentliche Inhalt des Arbeitsverhältnisses in einer schriftlichen Urkunde niedergelegt und vom Arbeitgeber unterzeichnet werden. Bei einem befristeten oder auflösend bedingten Arbeitsvertrag gilt für die jeweilige Befristungs- oder Bedingungsklausel zwingend die Schriftform (§§ 14 IV, 21 TzBfG). Andernfalls gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer dies innerhalb von drei Wochen nach dem Ablauf der Frist oder dem Eintritt der auflösenden Bedingung beim Arbeitsgericht geltend macht (§§ 16, 17, 21 TzBfG).

Manche Arbeitsverträge sehen vor, dass Änderungen der Schriftform bedürfen. Auch insoweit gilt, dass sich die Schriftform schon aus Nachweisgründen anbietet. Wie soll die Änderung sonst später im Streitfall bewiesen werden?

Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich, welchen Inhalt der Nachweis der Arbeitsbedingungen durch den Arbeitgeber haben muss. Dies entspricht jedoch auch dem, was ein Arbeitsvertrag sinnvollerweise festlegen sollte. Mindestinhalt des Arbeitgebernachweises sind die folgenden Punkte:

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien,
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen Enddatum oder vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:

a) Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,

10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung zusagt, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers; Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
15. ein allgemeiner Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Arbeitgeber dürfen durchaus Regelungen mit aufnehmen, die nicht im Standardinhalt vorkommen. Allerdings gibt es auch Klauseln, die von Gerichten für unwirksam erklärt worden sind. Dazu gehören zum Beispiel eine pauschale Abgeltung von Überstunden, Verschwiegenheitsklauseln gegenüber Kollegen (Thema Höhe des Lohns) oder Kündigungsfristen, welche die gesetzlich geregelten Fristen unterschreiten. Bei ungewöhnlichen Klauseln empfiehlt sich eine Überprüfung durch einen Anwalt.

Ein Arbeitsvertrag kann formlos geschlossen werden. Davon ist jedoch dringend abzuraten, da man im Streifall den Inhalt nicht beweisen kann. Arbeitgeber sind allerdings in jedem Fall dazu verpflichtet, die Arbeitsbedingungen gegenüber dem Arbeitnehmer in einem Nachweis zu bestätigen. Dieser kann neuerdings auch in digitaler Form erfolgen. Kommt es zum Streit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ist ein Fachanwalt für Arbeitsrecht der kompetenteste Ansprechpartner.